Una factura perdida, un saldo impositivo inesperado, o una cuenta bancaria que parece más saludable de lo que realmente es puede cambiar la semana de un propietario rápidamente. Por eso muchos dueños de pequeños negocios preguntan, ¿Los servicios mensuales de contabilidad valen la pena? La respuesta honesta es sí cuando los registros financieros limpios le ayudan a tomar mejores decisiones, mantenerse al día en las obligaciones, y dejar de pasar valioso tiempo operativo tratando de resolver las transacciones después del hecho.

La contabilidad mensual no se trata sólo de clasificar los gastos en QuickBooks. Hecho correctamente, le da información financiera confiable mientras que todavía hay tiempo para actuar en él. Para un contratista que decida si contratar, un minorista que gestiona los costos de inventario, o un margen de observación de negocios de servicio, esa visibilidad puede ser mucho más valiosa que la cuota mensual.

Lo que realmente estás pagando

Un servicio de contabilidad mensual debe hacer más que realizar transacciones. La labor suele incluir la conciliación de cuentas bancarias y tarjetas de crédito, la clasificación de ingresos y gastos, la revisión de la actividad financiera por errores, el mantenimiento de cuentas por pagar y cuentas por cobrar cuando sea necesario, y la presentación de informes financieros actuales.

El resultado práctico es un conjunto de libros que refleja lo que está sucediendo realmente en el negocio. Su declaración de ganancia y pérdida ya no es una estimación aproximada basada en su saldo bancario. Su balance no está lleno de entradas antiguas y no explicadas. Su contador recibe organizado, registros de impuestos en lugar de una carpeta de preguntas de último minuto.

Esa consistencia importa porque los problemas financieros se vuelven más difíciles y más costosos para arreglar cuando se sientan sin darse cuenta. Un gasto duplicado, una responsabilidad fiscal de ventas publicada incorrectamente, o gasto del propietario mezclado con compras de negocios puede distorsionar sus números durante meses. La revisión mensual capta esas cuestiones antes, cuando la corrección suele ser sencilla.

Para muchos propietarios, el mayor valor no es técnico. Es el alivio de saber que alguien mantiene el lado financiero del negocio organizado mientras se centran en clientes, empleados, proyectos y crecimiento.

¿Los Servicios de Bookkeeping Mensuales lo valoran para su negocio?

Por lo general valen la pena cuando el costo de los registros no claros es mayor que el costo del apoyo continuo. Ese costo no se limita a las sanciones tributarias ni a las tasas de contabilidad. Puede incluir tiempo perdido, colecciones lentas de clientes, gasto innecesario, deducciones perdidas, decisiones retrasadas y el estrés de nunca estar completamente seguro de dónde se encuentra el negocio.

Considere un propietario que comprueba la cuenta bancaria antes de aprobar la nómina. El saldo puede parecer adecuado, pero puede incluir los fondos necesarios para el impuesto de ventas, facturas de proveedores, pagos de préstamos o próximos cargos de tarjeta de crédito. La contabilidad actual ayuda a separar el efectivo disponible del efectivo que ya tiene un trabajo.

Del mismo modo, un mes lucrativo puede ocultar un problema. Los ingresos pueden estar aumentando mientras el trabajo, los materiales, las tarifas de los comerciantes o los costos del software están aumentando más rápido. Los informes mensuales hacen visibles esos patrones antes de convertirse en una sorpresa de fin de año.

El servicio es particularmente valioso si alguna de estas situaciones suena familiar:

Usted está detrás de las conciliaciones o no seguro si QuickBooks es exacto.
La temporada fiscal crea un revuelto para recibos, informes y respuestas.
Usted no conoce su beneficio mensual, posición de efectivo, o saldos de clientes pendientes.
Pasas noches o fines de semana tratando de mantenerse al día con tareas financieras.
Su CPA solicita repetidamente correcciones, explicaciones o informes de limpieza.
Usted está creciendo, contratando, agregando lugares, tomando puestos de trabajo más grandes, o solicitando financiación.

Ninguno de estos problemas significa que has fallado en dirigir tu negocio. Por lo general significan que el negocio ha superado un sistema do-it-yourself o un check-in ocasional. La contabilidad fiable es una forma de poner el soporte adecuado en su lugar antes de que el trastorno financiero comience a limitar sus opciones.

El retorno se mide con frecuencia en el tiempo y las decisiones

Los propietarios de negocios a menudo comparan las tarifas de contabilidad sólo con el tiempo necesario para entrar en transacciones. Eso pierde la comparación completa. La pregunta relevante es lo que cuesta cuando usted es responsable de recoger documentos, clasificar gastos, reconciliar cuentas, seguir las facturas, e intentar entender los informes que usted no confía plenamente.

Si factura a los clientes a un ritmo profesional o puede utilizar esas horas para gestionar las tripulaciones, servir a los clientes, vender o mejorar las operaciones, la contabilidad puede tener un costo de oportunidad directo. Incluso si usted puede completar el trabajo usted mismo, puede que no sea el mejor uso de su tiempo.

También hay un retorno a la toma de decisiones. Precisión estados financieros mensuales ayuda a responder preguntas que no pueden ser manejadas solo por el instinto. ¿Puede el negocio pagar un nuevo empleado? ¿Es una línea de servicio rentable? ¿Qué clientes están pagando lentamente? ¿Se está incrementando demasiado rápido? ¿Cuánto se debe reservar para impuestos?

Buena contabilidad no toma cada decisión de negocio para usted. Te da un punto de partida confiable. Eso es especialmente útil cuando usted necesita moverse rápidamente y no puede permitirse tomar decisiones basadas en información incompleta.

El servicio mensual no es necesario para cada negocio

Hay casos en que un acuerdo mensual puede ser más apoyo que una necesidad de negocio. Un negocio muy nuevo con un pequeño número de transacciones, sin nómina de sueldos, sin inventario y gastos simples pueden ser capaces de gestionar la contabilidad trimestral por un período de tiempo. Un propietario con habilidades contables sólidas, procesos disciplinados y la capacidad de conciliar cuentas con precisión también puede necesitar menos ayuda práctica.

Pero el trabajo trimestral tiene compensaciones. Los errores permanecen en los libros más tiempo. Las cuestiones relativas a la corriente de efectivo no pueden reconocerse hasta que finalice el período. La carga de trabajo se vuelve más pesada cada vez que se actualizan los registros, lo que puede facilitar la postergación de la labor.

Un volumen de transacción inferior no significa automáticamente contabilidad simple. Las empresas que cobran impuestos sobre ventas, administran subcontratistas, ejecutan nóminas, aceptan depósitos o utilizan múltiples plataformas de pago pueden crear complejidad rápidamente. El nivel adecuado de servicio depende de la actividad en su negocio, no sólo del número de transacciones bancarias.

Lo que un socio de contabilidad mensual fuerte debe proporcionar

La calidad del servicio importa tanto como la frecuencia. Un proveedor de bajo costo que simplemente publica transacciones sin conciliar cuentas o hacer preguntas puede crear la apariencia de libros organizados sin proporcionar información confiable.

Busque un socio de contabilidad que entienda su industria, trabaje con confianza en QuickBooks y tenga un proceso mensual documentado. Deben conciliar las cuentas de forma sistemática, identificar elementos inusuales, comunicarse cuando se necesita información y proporcionar informes que realmente puede utilizar.

También debe entender lo que se incluye en la cuota mensual. La nómina, la presentación de impuestos de ventas, el pago de facturas, la facturación, la preparación de 1099, la limpieza histórica y la configuración de QuickBooks pueden ser servicios separados. El alcance claro evita sorpresas y ayuda a asegurar que el nivel de soporte se ajuste a sus necesidades.

La mejor relación es colaborativa. Usted no necesita convertirse en un contador, pero usted debe ser capaz de hacer preguntas prácticas y recibir respuestas claras. Su contable debe ayudarle a entender los números que afectan su próximo movimiento, no enterrarlo en la jerga.

Empieza con libros limpios antes de esperar informes útiles

Si sus libros están meses atrás o su archivo QuickBooks nunca ha sido organizado correctamente, puede que tenga que comenzar con un registro mensual proyecto de limpiezaEso es normal. Tratar de mantener registros inexactos sin corregir el pasado generalmente crea más confusión.

Una limpieza revisa las transacciones históricas, concilia las cuentas, corrige las clasificaciones y establece un gráfico utilizable de las cuentas. Una vez instalada la fundación, el mantenimiento mensual se vuelve más eficiente y los informes se vuelven significativos.

En Charles Giglia Bookkeeping, el objetivo no es simplemente hacer que QuickBooks se vean completos. Es crear registros limpios y actuales que dan confianza a los propietarios en sus números y reducir la presión que construye cuando las tareas financieras quedan demasiado tiempo.

Una manera sencilla de decidir

Pregúntese si puede responder a tres preguntas ahora mismo: ¿Qué tan rentable fue el mes pasado? ¿Cuánto efectivo está realmente disponible después de las obligaciones? ¿Cuál problema financiero necesita su atención primero?

Si la respuesta es no, es probable que la contabilidad mensual no sea un gasto para retrasar. Es un sistema para reemplazar la incertidumbre con la información actual y lista de decisiones. El servicio adecuado debe pagar por sí mismo a través del tiempo ahorrado, menos problemas evitables, mejor preparación de impuestos y mayor control sobre el negocio.

Usted no tiene que esperar a que el estrés final del año o una emergencia financiera para ser organizada. Poner en marcha un proceso de contabilidad consistente ahora le da una visión más clara del negocio que usted está trabajando tan difícil de construir.