Un contratista puede tener un horario completo, propuestas firmadas, y una tripulación ocupada, pero todavía se siente corto en efectivo cada viernes. Es por ello que la contabilidad para el flujo de efectivo de contratistas es más que mantener los recibos organizados. Le da una visión clara de lo que está disponible ahora, lo que está comprometido con los trabajos en curso, y lo que necesita ser protegido por impuestos, nóminas y el próximo proyecto.

Las empresas de construcción y comercio tienen un problema particular de flujo de efectivo: los gastos a menudo llegan antes de que los pagos del cliente lo hagan. Los materiales pueden necesitar ser adquiridos por adelantado. Los subcontratistas y empleados esperan ser pagados a tiempo. Mientras tanto, una gran factura puede sentarse sin pagar por 30 o 60 días. Los libros limpios convierten esa incertidumbre en información que puedes utilizar antes de que un exprimido de efectivo se convierta en una crisis.

Por qué el flujo de efectivo contratista se ajusta

El beneficio y el efectivo no son lo mismo. Un proyecto puede parecer rentable en papel, pero el saldo bancario puede ser bajo si el cliente no ha pagado, se mantiene la retención, o usted pagó por materiales antes de recibir un depósito.

Los contratistas también gestionan ingresos desiguales. Un mes puede incluir varios grandes pagos de progreso; el siguiente puede estar tranquilo mientras las tripulaciones todavía están trabajando y los proveedores todavía están enviando facturas. Sin la contabilidad actual, es fácil confundir un alto saldo bancario temporal por dinero que está realmente disponible para gastar.

El objetivo no es eliminar todas las fluctuaciones. Es saber lo que está causando y planear alrededor de ella. Los registros exactos le ayudan a ver si el efectivo está atado en facturas no pagadas, trabajos que se ejecutan sobre el presupuesto, las próximas facturas o obligaciones fiscales que no se han reservado.

Bookkeeping for contractor cash flow comienza con datos de trabajo limpios

Una lista genérica de ingresos y gastos no le dirá lo suficiente. Libros de contratistas necesita una estructura que conecta las transacciones con el trabajo que las produce. En QuickBooks, que a menudo significa utilizar clientes, proyectos, clases u otro método consistente de costos de trabajo que se ajuste a cómo funciona la empresa.

Cada compra material, pago subcontratista, alquiler de equipo, permiso y gastos relacionados con el trabajo deben asignarse correctamente. Esto le permite comparar el costo estimado de un trabajo con el costo real mientras que todavía hay tiempo para responder. Si el trabajo o los materiales superan la estimación, puede ajustar el trabajo restante, discutir un orden de cambio o mejorar el precio de las propuestas futuras.

Este proceso requiere disciplina, pero no tiene que crear más trabajo para el propietario. Un sistema de contabilidad bien diseñado hace que la codificación sea más simple para las personas que envían recibos y facturas. La clave es la coherencia. Si los costos de trabajo se asignan a veces y a veces quedan en una categoría de gastos generales, los informes pierden rápidamente su valor.

Rastrear los costos directos por separado de los gastos generales

Los costes directos están vinculados a un proyecto específico, como el encuadre de madera para una renovación o un subcontratista contratado para un trabajo comercial. Overhead apoya el negocio en su conjunto, incluyendo software de oficina, seguro de responsabilidad general, vehículos no asignados a un trabajo, y nómina administrativa.

Ambos importan, pero responden a diferentes preguntas. Los costos directos muestran si un trabajo se realiza según lo previsto. Overhead muestra cuántos ingresos necesita la empresa cada mes antes de que el propietario gane un beneficio. Mantenerlos separados te da una imagen más honesta de tu precio y punto de ruptura.

Construir prácticas de facturación alrededor del trabajo, no después de él

La facturación tardía es una de las causas evitables más comunes del estrés de la corriente de efectivo. Si su equipo completa un hito el martes, pero la factura no se envía hasta la semana siguiente, usted ha ampliado el plazo de pago del cliente antes de que hayan visto la factura.

Su proceso de contabilidad debe apoyar la facturación rápida y precisa. Coincide las facturas con los términos del contrato, las órdenes de cambio aprobadas, los depósitos, los sorteos de progreso y los requisitos de retención. Antes de que una factura salga, confirme que la cantidad está respaldada por el trabajo completado y que la documentación de apoyo está disponible si el cliente la solicita.

Para muchos contratistas, depósitos y facturación de progreso son más saludables que esperar hasta el paso final para recoger la mayor parte del valor del contrato. El enfoque adecuado depende de su mercado, los términos de contrato y las expectativas de los clientes, pero el principio es estable: la facturación debe mantenerse al ritmo del dinero que sale del negocio.

Cuentas de examen por cobrar al menos semanal. Centrarse primero en las facturas que están atrasadas, disputadas o lo suficientemente grandes como para afectar los pagos de nómina y proveedores. Un informe actual de cuentas por cobrar le da una lista práctica de llamadas e impide que el seguimiento de la colección se convierta en una sorpresa incómoda meses después.

Usar una rutina de efectivo semanal

Los estados financieros mensuales son esenciales, pero los contratistas se benefician de un breve Examen de caja semanal también. Esto no es un pronóstico complicado construido a partir de las adivinanzas. Es un simple hábito operativo: mira el efectivo disponible, los depósitos esperados, la nómina de sueldos, las cuentas de proveedores, los pagos de deuda y las próximas necesidades materiales.

Una revisión útil responde a algunas preguntas prácticas. ¿Qué pagos de clientes se esperan esta semana? ¿Qué facturas deben pagarse ahora para mantener el trabajo en movimiento? ¿Los impuestos de nómina y los fondos fiscales de ventas ya están reservados? ¿Es una compra para un futuro trabajo siendo confundido por un gasto que el trabajo actual puede apoyar?

Cuando los libros son actuales, estas preguntas pueden ser respondidas con confianza en lugar de buscar a través de textos, recibos y transacciones bancarias en línea. El propietario puede tomar decisiones tempranamente, como el seguimiento de una factura, demorando una compra de nonessential, o solicitando un sorteo antes de ordenar materiales.

Mantener el dinero fiscal fuera de efectivo operativo

El impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre la nómina y las obligaciones fiscales de ingresos pueden crear un falso sentido de la disponibilidad de efectivo. El dinero recaudado para impuestos de ventas no es ingresos comerciales. Las retenciones de la nómina de sueldos y los impuestos sobre la nómina de sueldos del empleador también deben tratarse como fondos comprometidos, no como un cojín para una semana lenta.

Many contractors benefit from separate bank accounts for tax reserves and, in some cases, payroll. La mejor estructura de cuenta depende del tamaño y la complejidad del negocio, pero el objetivo es el mismo: hacer más difícil gastar dinero que ya tiene un propósito.

Su contador puede ayudar a identificar los pasivos apropiados en sus registros financieros y mantener estos saldos actualizados. Para la planificación de impuestos de renta, trabaje en estrecha colaboración con su profesional de impuestos, especialmente cuando las ganancias, estructura de entidad, o cambios de pagos estimados.

Cuentas de reconocimiento e informes de examen cada mes

Un saldo bancario no puede decirle si sus números son fiables. Conciliaciones mensuales confirman que las transacciones en QuickBooks coinciden con el banco, tarjeta de crédito, préstamo y registros de nómina. También capturan entradas duplicadas, gastos perdidos, transacciones sin categoría y pagos aplicados al cliente equivocado.

Una vez conciliadas las cuentas, revise un pequeño conjunto de informes consistentemente: el estado de ganancia y pérdida, balance, cuentas por cobrar envejecimiento, cuentas por cobrar envejecimiento y costo de trabajo o informe de rentabilidad de proyectos. Usted no necesita convertirse en un contador para utilizar estos informes. Necesitas información limpia y alguien que pueda explicar lo que merece tu atención.

Por ejemplo, el aumento de las cuentas por cobrar puede indicar un problema de las colecciones incluso cuando los ingresos son fuertes. Un saldo por pagar de cuentas creciente puede indicar que el efectivo se mantiene pagando a los proveedores más adelante de lo previsto. Un proyecto rentable con mal desempeño en efectivo puede apuntar a términos débiles de facturación o órdenes de cambio perdidas.

Saber cuando los libros necesitan atención profesional

Si no está seguro de cuáles puestos de trabajo son rentables, utilice regularmente tarjetas de crédito para cubrir la nómina de pago, o la apertura del temor QuickBooks, el problema puede no ser esfuerzo. Puede ser que el sistema nunca fue construido por la forma en que su negocio contratante gana y gasta dinero.

Guardar libros y el trabajo de limpieza puede restaurar la fundación. Desde allí, la repetida contabilidad mensual crea un ritmo confiable para la reconciliación, el seguimiento de los costos de trabajo, el apoyo de facturación, las cuentas, la presentación de nóminas y los registros de impuestos. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los propietarios de negocios a convertir la actividad financiera desorganizada en la presentación de informes que apoya decisiones operativas reales.

El soporte de contabilidad adecuado no reemplaza su juicio como propietario. Da a ese juicio mejor información. Cuando usted conoce la posición en efectivo del negocio, el costo de cada trabajo, y el momento de las próximas obligaciones, usted puede dirigir a su equipo y servir a sus clientes sin adivinar si el próximo pago será claro.