Un mes rentable todavía puede sentirse apretado cuando los pagos del cliente no han llegado. Por otro lado, un saldo bancario saludable puede ocultar facturas, nóminas e impuestos que están a punto de llegar. Por eso base en efectivo vs contabilidad devengada es más que una preferencia contable. Cambia lo que muestran tus informes financieros, cuando aparecen los ingresos y los gastos, y lo confiado que puedes tomar decisiones.

Para muchos pequeños propietarios de negocios, el método adecuado depende de cómo funciona el negocio, cómo se grava, y qué nivel de visibilidad necesita el propietario. El objetivo no es elegir la opción más complicada. Es mantener libros precisos y consistentes que le dan una imagen clara de su negocio.

Lo que Cash Basis Bookkeeping Shows

Efectivo base contabilidad registra ingresos cuando el dinero llega a su cuenta bancaria y registra los gastos cuando los paga. Si envías un $5.000 facturas en marzo, pero el cliente paga en abril, los ingresos aparecen en abril. Si usted recibe una factura de proveedor en marzo pero pagar en abril, el gasto también aparece en abril.

Este método sigue el movimiento del efectivo, lo que hace que sea fácil de entender para muchos negocios operados por el propietario. Su declaración de Profit and Loss está estrechamente ligada a lo que realmente llegó y salió durante el período.

Un consultor que factura y cobra pagos rápidamente puede encontrar información práctica sobre la base de efectivo. Por lo tanto, un pequeño negocio de servicios con facturas no pagadas limitadas, inventario mínimo y gastos directos. También puede hacer que la actividad de efectivo a corto plazo sea más fácil de examinar porque el informe refleja los pagos completados en lugar de los compromisos pendientes.

La limitación es que los libros de base en efectivo pueden hacer que el rendimiento parezca desigual. Un gran pago recogido este mes puede relacionarse con el trabajo terminado el mes pasado. Pagar un año de seguro por adelantado puede hacer que un mes parezca inusualmente caro, aunque la cobertura beneficia al negocio durante muchos meses.

Qué espectáculo de contabilidad de valores

El accrual registra los ingresos cuando se gana y los gastos cuando son incurridos, independientemente de cuándo el efectivo cambia las manos. Usando el mismo ejemplo, el $5.000 facturas se registran como ingresos de marzo porque el trabajo fue completado y facturado en marzo. El pago recogido en abril aclara el saldo receptible de las cuentas en lugar de crear nuevos ingresos de abril.

Asimismo, una factura de vendedor recibida en marzo se registra como un gasto de marzo, incluso si usted lo paga en abril. Esa cantidad no pagada permanece en cuentas pagables hasta que se haga el pago.

La presentación de informes devengados suele ser más útil para comprender el verdadero desempeño operativo. Coincide con los costos necesarios para ganarlo. Si su negocio tiene facturas importantes de clientes, facturas de proveedores, depósitos, inventarios, retenedores o proyectos que duran varios meses, esta vista puede proporcionar estados financieros más significativos.

Un contratista, por ejemplo, puede incurrir en costos de subcontratista y materiales antes de recibir el pago final de un cliente. El reporte de base en efectivo podría mostrar una pérdida cuando se pagan las facturas y un gran beneficio después cuando el cliente paga. La información sobre los valores devengados mejor conecta los ingresos y los costos de empleo al mismo período, facilitando la evaluación de los márgenes.

Cash Basis vs Accrual Bookkeeping: La Diferencia Práctica

La diferencia se hace clara cuando se mira la misma actividad empresarial desde ambas perspectivas.

Imagine una agencia de marketing completa un proyecto en junio y factura al cliente para $12.000. El cliente paga en julio. La agencia también recibe un $3000 software y factura de contratistas en junio, pero lo paga en julio.

En efectivo, ni los ingresos ni los gastos aparecen en junio. Ambos aparecen en julio cuando se produce el pago. June puede parecer tranquilo, mientras que julio puede parecer inusualmente rentable.

Sobre la base de la acumulación, $12.000 ingresos y $3.000 gastos aparecen en junio, cuando se produjeron los trabajos y los gastos conexos. Julio refleja la recaudación de efectivo y el pago de facturas, pero esas transacciones no distorsionan los resultados operativos de julio.

Ninguna vista se equivoca automáticamente. La base de efectivo responde: "¿Qué dinero se movió?" Respuestas de base de valores, "¿Qué ganó y debe el negocio durante este período?" Una gestión financiera fuerte requiere que los propietarios entiendan ambas preguntas.

¿Qué método es mejor para su pequeño negocio?

La contabilidad de base de efectivo puede ser un buen ajuste cuando su negocio es simple, usted cobra el pago rápidamente, y principalmente necesita monitorear el efectivo disponible para las operaciones. Puede ser más fácil mantener y más fácil para los propietarios con experiencia limitada de contabilidad a seguir.

La contabilidad en valores devengados puede ser mejor cuando usted necesita informes fiables de rentabilidad mensual, administra créditos sustanciales o cuentas por pagar, lleva inventario, utiliza depósitos o toma decisiones basadas en márgenes de proyecto y línea de servicio. También es comúnmente preferido por los prestamistas, inversores y empresas que necesitan información financiera más completa.

El tratamiento fiscal añade otra capa. El método utilizado para los informes financieros internos no siempre tiene que ser idéntico al método utilizado para la presentación de informes fiscales, pero los cambios y las diferencias deben manejarse cuidadosamente. Las normas fiscales, la estructura empresarial, el nivel de ingresos, los requisitos de inventario y las consideraciones específicas de la industria pueden afectar lo que se permite o se recomienda. Su CPA debe guiar las decisiones de los métodos fiscales, mientras que su contador mantiene los registros subyacentes organizados y precisos.

Para algunas empresas, el mejor método de trabajo es mantener la contabilidad de calidad de los valores devengados durante todo el año, mientras se examina por separado la corriente de efectivo. Eso le da al propietario un estado más claro de la ganancia y la pérdida, los informes actuales de cuentas receptibles y cuentas pagables, y una visión realista de los saldos bancarios. Usted puede ver tanto rentabilidad como liquidez sin confundir uno para el otro.

Los informes que más importan

Elegir un método de contabilidad no debe dejarte con informes que no puedes usar. Si sus registros se mantienen en efectivo o en valores devengados, varios informes merecen atención regular.

Su declaración de ganancias y pérdidas muestra ingresos, gastos e ingresos netos por un período seleccionado. En la contabilidad de valores devengados, generalmente es más fuerte para medir el rendimiento operativo. En la contabilidad basada en el efectivo, proporciona una visión útil del dinero recibido y pagado, pero el tiempo puede afectar las comparaciones.

Su equilibrio La hoja muestra lo que el negocio tiene y debe. En libros de accrual, incluye facturas de clientes pendientes, facturas de proveedores no remuneradas, préstamos, tarjetas de crédito, pasivos de nómina y otros saldos que no deben ignorarse simplemente porque no han aclarado el banco.

Tus Cuentas Receptibles Informe de envejecimiento le dice quién le debe dinero y cuánto tiempo las facturas han sido pendientes. Su informe sobre el envejecimiento pagable de cuentas muestra las próximas obligaciones de proveedores. Estos informes son esenciales para gestionar el flujo de efectivo, especialmente cuando las ventas están creciendo más rápido que las colecciones.

Un limpio Proceso de reconciliación vincula todo a la realidad. Las cuentas bancarias, tarjetas de crédito, préstamos, procesadores de pagos y actividad de nómina deben conciliarse periódicamente. Sin este paso, los informes pueden parecer pulidos mientras contienen ingresos duplicados, gastos perdidos o saldos antiguos que ya no pertenecen a los libros.

Cómo QuickBooks soporta ambos métodos

QuickBooks puede generar base en efectivo e informes sobre la base de valores cuando las transacciones se introducen correctamente. Pero el software no puede crear información útil de los flujos de trabajo incompletos. Si las facturas no se envían a través del sistema, las facturas se saltan, los depósitos se clasifican incorrectamente, o las conciliaciones se retrasan, cambiar una configuración de informe no solucionará el problema subyacente.

Para la presentación de informes devengados, las facturas de clientes, las facturas de proveedores y los pagos deben ser registrados de forma sistemática. Los depósitos pueden necesitar ser tratados como pasivos hasta que se gane el trabajo. Los gastos prepagados, pagos de préstamos, impuestos de ventas y pasivos de nómina también deben ser manejados adecuadamente. Estos detalles son lo que convierte el contabilidad en una gestión financiera confiable en lugar de una lista de transacciones bancarias.

Para la presentación de informes sobre la base de efectivo, la coherencia sigue siendo importante. Los propietarios deben evitar tratar cada depósito como ventas o cada pago como un gasto actual sin revisar su propósito. Los ingresos procedentes de préstamos no son ingresos. Los pagos de tarjetas de crédito no siempre son gastos nuevos. El impuesto de ventas recaudado generalmente no es ingresos. La clasificación precisa protege sus informes y reduce la limpieza de la temporada fiscal.

No dejes que el método cree más trabajo que los seres

El error más grande es seleccionar un método porque suena más simple, luego utilizarlo de manera inconsistente. Otro problema común es confiar sólo en el saldo bancario para juzgar si el negocio está haciendo bien. Un saldo bancario no muestra facturas no pagadas, facturas esperando ser pagadas, obligaciones fiscales próximas, o si los ingresos recientes eran realmente rentables.

Si tus libros están detrás, comienza por conseguir el registros históricos limpiados antes de tomar decisiones importantes sobre la presentación de informes. Una vez que se clasifican las transacciones, se concilian las cuentas y se revisan las facturas y las facturas abiertas, se puede evaluar su método de presentación de informes desde una posición de claridad en lugar de frustración.

Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los pequeños propietarios de negocios a construir sistemas organizados de QuickBooks que apoyen informes precisos, registros de impuestos y mejores decisiones diarias. El método adecuado debe reducir la incertidumbre, no añadir otra tarea financiera a su semana.

Su contabilidad debe facilitar la próxima decisión. Cuando puedes ver lo que has ganado, lo que debes, lo que los clientes todavía necesitan pagar, y cuánto dinero está realmente disponible, puedes dirigir el negocio con más confianza y menos cambios de última hora.