Un prestamista sólo puede aprobar el negocio que pueden verificar. Si su cuenta bancaria se mezcla con el gasto personal, sus ingresos se enterrarán en transacciones sin categorizar, o sus informes no coinciden con su declaración de impuestos, incluso un negocio rentable puede parecer un prestatario arriesgado. Los libros limpios para préstamos comerciales dan a los prestamistas una imagen creíble y organizada de cómo su empresa gana, gasta y paga.

Eso no significa que sus finanzas tienen que parecer un informe anual de una empresa pública. Significa que necesitan ser exactos, actuales, consistentes y apoyados por registros. Para un pequeño propietario de negocios, esa preparación puede ser la diferencia entre una conversación de préstamo productivo y una aplicación estancada seguida de semanas de solicitudes de documentos.

Lo que los prestamistas significan con registros financieros limpios

Los prestamistas no están revisando sus libros para juzgar lo duro que trabaja o lo prometedor que puede ser su próximo proyecto. Están evaluando el riesgo de reembolso. Sus registros financieros les ayudan a responder preguntas directas: ¿El negocio es rentable? ¿ Genera suficiente efectivo para cubrir las obligaciones existentes y un nuevo pago? ¿Los ingresos son estables? ¿Cuánta deuda ya está pendiente?

Los libros limpios hacen que esas respuestas sean fáciles de encontrar. Como mínimo, su contabilidad debe producir un estado actual de ganancia y pérdida, balance y información de flujo de efectivo que refleje la actividad comercial real. Los números deben ser reconciliado con su banco y declaraciones de tarjetas de crédito, no basadas en un saldo alimentado por un banco que no se ha revisado en meses.

La precisión importa tanto como la apariencia. Un informe pulido con gastos perdidos o ingresos duplicados creará problemas una vez que el prestamista lo compare con rendimientos fiscales, estados bancarios, registros de nóminas o calendarios de deuda. Los prestamistas esperan diferencias razonables entre la presentación de informes fiscales y las declaraciones internas, pero necesitan una explicación que puedan seguir.

Los informes detrás de libros limpios para préstamos de negocios

La mayoría de las solicitudes de préstamos requieren documentos más allá de una declaración básica de ganancias y pérdidas. Los requisitos varían según el prestamista, el tamaño del préstamo, la industria y si la financiación es convencional, respaldada por SBA o una línea de crédito. Aún así, los libros bien mantenidos le permiten producir los documentos que la mayoría de los prestamistas solicitan sin la reconstrucción de último minuto.

Su declaración de ganancias y pérdidas muestra ingresos, costo de bienes vendidos cuando sea aplicable, gastos de funcionamiento y ingresos netos durante un período seleccionado. Los prestamistas suelen querer resultados anuales y comparaciones de años anteriores. Un contratista con una fuente fuerte puede parecer muy diferente después de las desaceleraciones del invierno, por lo que el detalle mensual puede importar más de un total anual.

El balance muestra lo que la empresa posee y debe en una fecha específica. Incluye efectivo, cuentas por cobrar, equipo, préstamos, tarjetas de crédito, cuentas por pagar y equidad de propietario. Este informe ayuda a un prestamista a ver si los saldos de la deuda están completos y si el negocio tiene suficiente capital de trabajo para manejar operaciones normales.

Los informes de envejecimiento son especialmente útiles para empresas que facturan clientes. Cuentas por cobrar aging muestra quién le debe dinero y cuánto tiempo las facturas han estado pendientes. Si una gran parte de las cuentas por cobrar tiene más de 90 días de antigüedad, un prestamista puede cuestionar cuánto de esos ingresos se convertirán en efectivo. Cuentas pagaderas de envejecimiento proporciona una visión similar de las facturas de proveedores no pagados.

También debe estar listo con declaraciones bancarias, declaraciones de impuestos comerciales, calendarios de deuda y información de nómina cuando sea pertinente. Sus libros deben alinearse con estos registros. La alineación no significa que cada informe utilice el mismo formato. Significa que la historia sigue siendo consistente cuando alguien rastrea un número de vuelta a su fuente.

Los problemas que frenan una aplicación de otra manera fuerte

Los libros mesosos crean incertidumbre, y la incertidumbre es cara en los préstamos. Un prestamista puede pedir más documentación, reducir la cantidad solicitada, exigir una garantía personal, o disminuir la aplicación porque la condición financiera de la empresa no puede ser verificada.

Un problema común es los gastos personales que se ejecutan a través de la cuenta de negocio. Los errores ocasionales ocurren, pero la comunicación regular hace difícil saber el verdadero costo de operar el negocio. Las transacciones personales deben ser identificadas y registradas adecuadamente como sorteos, distribuciones, préstamos de accionistas u otra cuenta de equidad apropiada basada en la estructura de la entidad.

Otra cuestión es las cuentas no conciliadas. Si el saldo de QuickBooks no coincide con el estado bancario, los informes pueden incluir transacciones perdidas, duplicados, comprobaciones no claras o depósitos enviados al período equivocado. Una cuenta no conciliada no es un problema menor de mantenimiento de la casa cuando usted está pidiendo a un prestamista que dependa de los números.

Las facturas pendientes y las facturas no pagadas también necesitan atención. Un crédito pagado hace meses no debe permanecer abierto. Un saldo de tarjeta de crédito no debe subestimarse porque los cargos están sentados en una cuenta de gastos sin la responsabilidad correspondiente. Los préstamos deben ser registrados con saldos precisos, y los pagos principales no deben ser tratados íntegramente como gastos.

Por último, evite crear una versión repentina de los libros sólo para la aplicación. La limpieza respaldada puede ser necesaria, especialmente para las empresas que han caído detrás. Pero la categorización precipitada sin registros de apoyo puede producir informes que parecen organizados mientras que todavía contienen errores. Un prestamista, CPA o subscriptor puede detectar esas inconsistencias rápidamente.

Prepárate antes de necesitar financiación

El mejor momento para organizar sus registros es antes de una compra de equipo importante, expansión, necesidad de inventarios estacionales, o la brecha de flujo de efectivo fuerza el problema. Los prestamistas a menudo solicitan información adicional después de la aplicación inicial, y desea responder desde una posición de control en lugar de pánico.

Comience por traer toda la corriente de contabilidad. Reconciliar cada cuenta de banco de negocios, tarjeta de crédito, préstamo y cuenta de procesador de pago a través del último mes completado. Revise las transacciones sin categorizar y haga preguntas mientras los detalles todavía están frescos. Si utiliza QuickBooks, asegúrese de que los ingresos, gastos, activos, pasivos y acciones se mapee consistentemente de mes a mes.

Luego revise sus informes con una lente práctica. ¿Los ingresos reflejan la actividad de ventas real? ¿Se registran costos de contratistas, nóminas, inventarios y honorarios de comerciantes en los lugares correctos? ¿Los créditos antiguos son cobrables o deben ser abordados? ¿La deuda en su balance coincide con las declaraciones del prestamista? Estos detalles refuerzan la historia financiera detrás de su aplicación.

También ayuda a separar las decisiones empresariales de la limpieza de libros. Si las ganancias son menores porque usted invirtió deliberadamente en personal, marketing o equipo, eso no es automáticamente un problema. La clave es ser capaz de mostrar lo que pasó, por qué sucedió, y si el negocio puede apoyar el pago propuesto hacia adelante.

Un registro limpio soporta mejores decisiones de negocio, también

La disponibilidad de préstamos es valiosa, pero no es el único beneficio de los libros organizados. Los mismos informes que utiliza un prestamista pueden ayudarle a decidir si alquilar, subir precios, tomar un proyecto, equipo de compra o ajustar colecciones. Cuando los números son actuales, se puede ver una escasez de efectivo en desarrollo antes de que se convierta en una emergencia.

Aquí es donde contabilidad en curso hace una diferencia significativa. Reconciliación mensual y revisión financiera reducen la cantidad de trabajo de captura necesaria antes de la financiación, presentación de impuestos o una reunión con su CPA. También facilitan la explicación de las fluctuaciones normales en ingresos o gastos porque usted tiene un registro claro del negocio con el tiempo.

Para los propietarios que enfrentan libros atrasados o informes inciertos, limpieza profesional es a menudo el camino más rápido hacia adelante. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a las pequeñas empresas a convertir archivos de QuickBooks desorganizados en registros precisos y llenos de impuestos y establecer sistemas que los mantienen así. El objetivo no es simplemente producir informes para una solicitud de préstamo. Es para darte números que puedes confiar en cada mes.

Una solicitud de préstamo no debe ser la primera vez que descubra si su negocio puede apoyar su próximo movimiento. Mantenga sus libros actualizados, sepa lo que los informes le están diciendo, y cuando llegue la oportunidad, estará listo para mostrar al prestamista el negocio que ha trabajado duro para construir.