Si alguna vez has abierto QuickBooks, mirado los números, y todavía no tenía idea de dónde está tu negocio realmente, no estás buscando la entrada de datos. Estás buscando claridad. Es por eso que saber cómo elegir un librero virtual importa tanto. La correcta te ayuda a dejar de adivinar, dejar de rascar a la hora fiscal, y empezar a ejecutar tu negocio con registros más limpios y mejor visibilidad.

Muchos dueños de negocios esperan demasiado tiempo para tomar esta decisión. Siguen parcheando cosas junto con hojas de cálculo, conciliaciones retrasadas o una prisa de una vez por año para entregar todo al CPA. Eso generalmente funciona hasta que el flujo de efectivo se ajusta, el impuesto de ventas cae detrás, o nadie puede explicar por qué el beneficio en papel no coincide con el dinero en el banco.

Qué debe hacer un contable virtual

Un contador virtual no es sólo alguien que entra en su software de contabilidad desde otra ubicación. Una buena crea orden, mantiene tus libros actualizados, y te da números en los que puedes confiar. Esto incluye conciliar cuentas, clasificar las transacciones correctamente, mantener los informes financieros exactos y asegurarse de que sus registros estén listos para la preparación de impuestos.

Dependiendo de su negocio, también puede incluir soporte de nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, impuestos de venta, 1099, trabajo de captura y limpieza de meses de mala contabilidad. Si sus libros ya están detrás o desorganizados, la capacidad de solucionar los problemas existentes es tan importante como manejar el trabajo mes a mes.

Ahí es donde muchos dueños de negocios hacen la elección equivocada. Contratan basado en el precio o la personalidad, pero no en si la persona puede manejar la condición real de los libros.

Comience con sus problemas de contabilidad reales

Antes de decidir cómo elegir un contable virtual, obtener específico sobre lo que no está funcionando ahora mismo. Si usted sólo dice, "Necesito contabilidad", usted puede terminar con un paquete de servicio que suena bien pero no resuelve su problema principal.

Tal vez tus libros son meses atrásTal vez tu Archivo QuickBooks es desordenado y lleno de entradas duplicadas. Tal vez la facturación es inconsistente, las facturas no se rastrean correctamente, o su CPA sigue pidiendo correcciones cada temporada fiscal. Tal vez usted tiene informes, pero no son lo suficientemente confiables para guiar las decisiones.

Una vez que identifique el problema, puede evaluar si un contable está equipado para arreglarlo. Un negocio que necesita trabajo de limpieza y captura no debe contratar a alguien cuya fuerza es sólo una categorización mensual básica. Una empresa con múltiples canales de ventas o complejidad de nómina necesita más que un generalista que maneja libros muy simples.

Cómo elegir un contable virtual con la experiencia correcta

La experiencia importa, pero el tipo de experiencia importa más. Quieres a alguien que entienda pequeñas operaciones comerciales, no sólo teoría de contabilidad. Un contable virtual debe saber cómo funcionan las empresas – recibos retrasados, sorteos del propietario, problemas de nómina, preguntas de proveedores y sistemas que se establecieron con prisa.

Pregunte si trabajan con empresas similares a las suyas en tamaño y complejidad. Un contratista, tienda minorista, restaurante y empresa de servicios pueden utilizar QuickBooks, pero las necesidades de contabilidad no son idénticas. La familiaridad de la industria ayuda a un contador a detectar problemas más rápido y construir sistemas de limpieza desde el principio.

También ayuda a preguntar qué hacen cuando los libros ya están en mal estado. Algunos contables prefieren empezar con archivos limpios y trabajo de rutina. Otros son fuertes en meses sin trabas de errores, reconciliando cuentas viejas, y volviendo a conseguir todo impuestos. Si tus libros son un desastre, elige a alguien que se siente cómodo entrando en ese lío y arreglandolo.

La experiencia de QuickBooks debe ser real, no asumido

Muchos contadores virtuales dicen que trabajan con QuickBooks. Eso no siempre significa que saben cómo utilizarlo bien. Puesto que muchas pequeñas empresas confían en QuickBooks Online, esto vale la pena comprobar cuidadosamente.

Un fuerte contador basado en QuickBooks debe ser capaz de configurar correctamente el diagrama de cuentas, conectar y gestionar integraciones, limpiar misclasificaciones, reconciliar sistemáticamente y producir informes que tengan sentido. También deben ser capaces de explicar lo que están haciendo en lenguaje simple.

Si sus sistemas incluyen plataformas de pago, aplicaciones de nómina, herramientas de punto de venta o alimentaciones de comercio electrónico, pregunte cómo se manejar integraciones y lo que sucede cuando esos sistemas crean errores. La automatización puede ahorrar tiempo, pero también puede multiplicar los errores cuando nadie está revisando la salida.

Preste atención al estilo de comunicación

Bookkeeping es una relación recurrente, no una tarea única. Si la comunicación es lenta, poco clara o demasiado técnica, el estrés no desaparece. Sólo cambia la forma.

Un buen contador virtual debe ser sensible, organizado y claro sobre lo que necesitan de usted. Deben explicar los plazos, solicitar documentos de manera eficiente, y decirle cuándo algo se apaga. Usted no debe tener que perseguirlos para actualizaciones o preguntarse si sus libros son actuales.

Esto es especialmente importante si usted no es financieramente fluido. No necesitas a alguien que hable sobre ti. Necesitas a alguien que pueda traducir los números en información útil. Los informes mensuales deben ayudarle a entender el rendimiento, no hacer que sienta que está leyendo un idioma extranjero.

Busca el proceso, no sólo promesas

Una de las mejores maneras de evaluar cómo elegir un contable virtual es preguntar acerca del proceso. Las sólidas firmas de contabilidad tienen una forma definida de a bordo de los clientes, limpiar los registros, gestionar el trabajo mensual y revisar los informes.

Si alguien no puede explicar cómo se mueven de libros desorganizados a informes confiables, eso es una preocupación. El buen proceso generalmente incluye una revisión de sus libros actuales, la identificación de áreas problemáticas, un plan de captura o limpieza si es necesario, y un flujo de trabajo mensual consistente para conciliaciones e informes.

El proceso también crea responsabilidad. Quieres saber cuándo tus libros serán cerrados cada mes, qué informes recibirás, y quién es responsable del seguimiento si algo falta. Las respuestas vagas suelen llevar a resultados inconsistentes.

El precio es importante, pero el contabilidad barato se vuelve caro rápido

Es razonable comparar el costo. Cada pequeño negocio tiene presión presupuestaria. Pero el mantenimiento de libros es uno de esos servicios donde la opción más barata a menudo crea los problemas más caros de abajo.

Los proveedores de bajo costo pueden hacer codificación de transacciones básicas sin revisar la exactitud, entender sus operaciones o capturar problemas antes de que crezcan. Eso puede llevar a ingresos exagerados, gastos perdidos, cuentas no conciliadas, problemas de impuestos de ventas y cuentas de limpieza de fin de año de su CPA.

Una mejor pregunta que "¿Qué cobra?" es "¿Qué está incluido, y cómo mantiene los libros exactos?" Pagar por contabilidad mensual confiable normalmente cuesta menos que pagar por meses de correcciones, sanciones y confusión prevenible más adelante.

Hacer estas preguntas prácticas antes de contratar

Cuando usted está comparando proveedores, la conversación debe ser específica rápidamente. Pregunte con qué frecuencia concilian las cuentas, cómo manejan el antiguo trabajo de limpieza, qué informes financieros recibirán y cómo gestionan la comunicación. Pregunte si apoyan la nómina de sueldos, el impuesto de ventas, 1099 y cuentas por pagar o por cobrar si esos servicios le importan.

También pregunte quién hará el trabajo. En algunas empresas, la persona con la que hablas durante las ventas no es la persona que maneja tus libros. Eso no siempre es un problema, pero debe saber cómo se asigna, revisa y controla la calidad.

También es justo preguntar cómo manejan los errores. Cada sistema de contabilidad depende de la información de los bancos, alimenta el software y el propietario del negocio. Pueden ocurrir errores. Lo que importa es si el proveedor los atrapa temprano y los fija de manera disciplinada.

Banderas rojas para tomar en serio

Si un contable no puede explicar claramente su proceso, experiencia o reportaje, pausa allí. Lo mismo ocurre con cualquier persona que evite preguntas sobre las conciliaciones, la preparación al final del año o la experiencia previa de limpieza.

Otra bandera roja es un proveedor que se centra sólo en el volumen de transacción y no en los resultados. Su objetivo no es que se realicen transacciones. Su objetivo es tener libros limpios, precisos y listos para la decisión.

Tenga cuidado si alguien promete un giro muy rápido sin revisar la condición de sus libros. Depende de cuánto trabajo de captación sea necesario, cuántas cuentas están involucradas, y si sus sistemas se establecen correctamente. Los proveedores honestos le darán un plan realista, no una promesa apresurada.

El ajuste adecuado debe reducir el estrés casi inmediatamente

Cuando eliges bien, sientes la diferencia temprano. Las solicitudes son más claras. Los registros financieros se organizan. Los informes comienzan a tener sentido. La temporada fiscal parece manejable en lugar de caótica.

Eso es lo que los propietarios de negocios realmente están comprando cuando contratan soporte de contabilidad virtual. Ellos están comprando confianza en que los números son correctos, que los plazos están siendo manejados, y que pueden tomar decisiones sin segundas preguntas cada informe.

Para muchas pequeñas empresas, la mejor opción es un socio que combina la experiencia de QuickBooks con la capacidad de limpiar problemas, mantener libros mensuales precisos y mantener el negocio preparado durante todo el año. Ese es el estándar Charles Giglia Bookkeeping está construido alrededor.

El contador virtual adecuado debe darle más de las tareas completadas. Deberían darle un negocio más tranquilo, números más claros y espacio para centrarse en el crecimiento en lugar de la limpieza.