Una lista creciente de transacciones sin categorizar es más que una molestia de QuickBooks. Es una advertencia que su informe de Profit and Loss puede no reflejar la realidad. Los gastos pueden subestimarse, los ingresos pueden clasificarse erróneamente, y los números que utiliza para tomar decisiones pueden ser incompletos. Aprender a arreglar las transacciones sin categorizar le da una visión más clara del flujo de efectivo ahora y evita el trabajo de limpieza estresante más tarde.

Para un propietario de negocios ocupado, el objetivo no es adivinar su camino a través de la alimentación bancaria. El objetivo es asignar cada transacción a la cuenta correcta, documentar cualquier cosa inusual, y asegurarse de que los informes finales cuenten una historia exacta sobre el negocio.

Por qué las transacciones no Categorizadas necesitan atención

QuickBooks coloca las transacciones en una cuenta sin categorizar cuando no puede determinar dónde pertenecen o cuando se agregó una transacción sin categoría. Esto sucede a menudo cuando las reglas bancarias no se establecen, las descripciones son vagas, el gasto personal y comercial se mezclan, o una transacción se importa más de una vez.

Dejar estos elementos sin resolver crea problemas que se acumulan con el tiempo. Sus gastos pueden parecer inferiores a lo que son, lo que puede hacer que la rentabilidad se vea mejor en papel que en realidad. Los ingresos pueden ser registrados en el lugar equivocado. Pagos de préstamos, contribuciones de propietarios, transferencias y pagos de tarjetas de crédito pueden ser tratados como ingresos o gastos por error.

El resultado es un informe que parece pulido pero no se puede confiar. Eso crea riesgo en el tiempo fiscal y hace que las decisiones día a día sean más difíciles. Usted puede retrasar la contratación, gastar demasiado libremente, o preocuparse por el dinero en efectivo por las razones equivocadas porque los datos subyacentes están apagados.

Cómo fijar las transacciones sin categorizar en QuickBooks

Comience por trabajar desde la fuente de la transacción, no solo la descripción bancaria. Un cargo etiquetado con un procesador de pago, por ejemplo, podría ser publicidad, software, inventario, un pago del contratista o una suscripción recurrente. Retire el recibo, factura, registro de proveedores, confirmación de correo electrónico o detalles de declaración antes de elegir una cuenta.

En QuickBooks, revise las transacciones sin categorizar desde el pienso bancario y las cuentas de gastos o ingresos sin categorizar en su Cargo de Cuentas. Las pantallas exactas varían según la versión QuickBooks, pero el proceso de revisión es el mismo: identificar la transacción, determinar su propósito de negocio, asignar la cuenta correcta y guardar el detalle de soporte cuando sea apropiado.

Confirme que la transacción pertenece al negocio

La primera pregunta es simple: ¿era una transacción comercial legítima? Si fuera gasto personal pagado de una cuenta de negocio, no lo obligue a una categoría de gastos de negocios. Dependiendo de la estructura legal de su negocio, puede ser necesario que se registre como sorteo de propietario, distribución de accionistas o balance de due-from-owner.

Asimismo, el dinero que un propietario pone en la empresa no debe ser tratado como ingresos de ventas. Puede ser una contribución del propietario, inversión de capital o préstamo. Cuestiones de clasificación adecuadas porque estas transacciones afectan el balance y la presentación de informes fiscales de manera diferente a los ingresos y gastos normales.

Si las compras personales y comerciales se ejecutan regularmente a través de la misma cuenta, fijar las transacciones antiguas es sólo la mitad del trabajo. Abrir y utilizar una cuenta de banco de negocios dedicada y tarjeta de crédito yendo adelante. La separación limpia ahorra tiempo significativo y reduce la incertidumbre.

Elija la categoría basada en el propósito, no el nombre del vendedor

Un nombre de vendedor es una pista, no una categoría. Una compra en un distribuidor grande puede ser suministros de oficina, suministros de limpieza, equipo pequeño, inventario o un artículo personal. La categoría debe reflejar lo que se compró y cómo apoya el negocio.

Utilice su Gráfico de Cuentas existente siempre que sea posible. La coherencia produce informes más útiles. Si ya rastrea las suscripciones de software en una cuenta de gastos, no cree una nueva categoría para cada aplicación. Muchas categorías hacen que los informes sean difíciles de leer sin que sean más informativos.

Al mismo tiempo, no poner todo en una amplia cuenta "miscelánea" simplemente para aclarar la cola. Un pequeño número de gastos realmente inusuales pueden pertenecer allí, pero un gran equilibrio misceláneo generalmente significa que los libros necesitan una revisión más cercana.

Cuidado con las transferencias, pagos y duplicados

Algunos de los errores de categorización más dañinos ocurren cuando el efectivo se mueve entre cuentas. Una transferencia de cheques a ahorros no es ingresos. Un pago de su cuenta de comprobación a una tarjeta de crédito comercial generalmente no es un gasto nuevo si las compras de tarjetas individuales ya se registraron. Es un pago de tarjeta de transferencia o de crédito.

La actividad de préstamo necesita un cuidado similar. La parte de interés de un pago de préstamo es generalmente un gasto, mientras que la parte principal reduce la responsabilidad del préstamo. Registrar el pago completo como un gasto puede sobreestimar los gastos y dejar el saldo del préstamo equivocado.

Antes de añadir un artículo alimentado por el banco, compruebe si ya existe en QuickBooks. Una transacción puede haber sido ingresada de una factura, pago de facturas, recibo de ventas, cheque o importación previa. Cuando QuickBooks ofrece un partido, revísalo cuidadosamente. Combinar una entrada válida previene los ingresos y gastos duplicados.

Handle income with the full deposit in mind

Los depósitos bancarios son a menudo más complicados de lo que parecen. Un solo depósito de un procesador de pago puede incluir múltiples pagos al cliente, tasas de procesamiento, impuestos de ventas recogidos, reembolsos o consejos. Registrar el depósito neto como una transacción de ventas puede subestimar los ingresos y no captar los honorarios.

El enfoque adecuado depende de cómo su sistema de ventas, procesador de pago y archivo QuickBooks están conectados. Para muchas empresas, las ventas deben ser registradas en la cantidad bruta, los honorarios de procesadores deben ser registrados por separado, y el depósito neto resultante debe coincidir con el banco. Las empresas minoristas, hospitalarias y de servicios también pueden necesitar un tratamiento separado para los impuestos de venta recogidos.

Cuando el depósito no puede estar vinculado a facturas, recibos de ventas o un informe de liquidación, pausa antes de clasificarlo. Esta es una de las situaciones en las que unos minutos de investigación pueden prevenir un error importante de presentación de informes.

Construir un proceso Que mantiene la cola clara

La manera más rápida de arreglar las transacciones sin categorizar es dejar de tratarlas como un proyecto anual. Revisa tu alimentación bancaria semanal o al menos mensual, mientras que los detalles siguen siendo familiares. Un cargo de hace tres semanas suele ser fácil de identificar. El mismo cargo de hace once meses se convierte en un proyecto detective.

Cree reglas bancarias sólo después de haber confirmado un patrón. Las reglas son útiles para gastos recurrentes como alquiler, servicios de nómina, seguros, software y servicio telefónico. Pero una regla excesivamente amplia puede clasificar repetidamente las transacciones, especialmente cuando un proveedor vende diferentes tipos de productos. Revisa las primeras pocas transacciones que crea una nueva regla antes de asumir que está funcionando correctamente.

Mantenga los recibos y notas digitales para transacciones que son inusuales, de alto nivel o que pueden plantear preguntas más adelante. Un memo corto como "depósito de pago para la expansión de la cocina" o "reembolso de cliente atado a la factura 1042" puede ahorrar tiempo para usted, su contador, y su profesional de impuestos.

Luego reconciliar cada banco, tarjeta de crédito, préstamo y cuenta del procesador de pago cada mes. La reconciliación verifica que QuickBooks está de acuerdo con las declaraciones de cuenta reales. Categorizar las transacciones sin conciliar todavía puede dejar entradas perdidas, duplicados y errores de tiempo en los libros.

Cuando no deberías adivinar

Algunas transacciones merecen revisión profesional porque las consecuencias de una categoría errónea pueden llegar más allá de un informe mensual. Estas incluyen compras de activos, gastos de vehículos, préstamos, transacciones de propietarios, correcciones de nóminas, pagos de impuestos de ventas, depósitos de procesadores comerciantes y pagos a contratistas.

Por ejemplo, un nuevo equipo puede ser un gasto actual o un activo fijo, dependiendo de la compra, su política de contabilidad y la orientación fiscal. Un pago por contratista puede necesitar ser rastreado 1099 informes. Un pago fiscal de ventas no debe ser tratado como un gasto operativo general si usted ya registró la responsabilidad fiscal de ventas cuando se produjo la venta.

Si eres limpieza varios meses de actividad, trabajo metódicamente por cuenta y mes. Evite hacer grandes lotes de suposiciones sólo para reducir el equilibrio sin categorizar. La velocidad importa, pero los libros precisos importan más. Un contable capacitado puede identificar patrones, corregir errores de períodos anteriores y crear un sistema que mantenga los libros limpios después de que se haga el trabajo de captura.

Turn Clean Categories Into Better Decisions

Una vez que las transacciones se clasifican correctamente y se concilian, sus informes financieros se convierten en herramientas útiles de funcionamiento. Usted puede ver si el trabajo está aumentando, que los costos generales están aumentando, cuánto se está gastando en marketing, y si los ingresos están produciendo suficiente margen para apoyar el crecimiento.

Ese es el valor real de limpiar las transacciones sin categorizar. No estás arreglando QuickBooks. Estás reemplazando la incertidumbre con números que puedes utilizar con confianza. Una revisión mensual consistente, apoyada por el proceso correcto de contabilidad, mantiene la temporada fiscal más tranquila y le da más control sobre el negocio que está construyendo.