Un mes rentable todavía puede sentirse apretado cuando el saldo bancario es bajo. Por otro lado, un saldo bancario saludable puede ocultar costos crecientes, facturas no pagadas o un negocio que está perdiendo dinero. Aprender a leer los informes de ganancias y pérdidas le da una respuesta más clara a la pregunta que más importa: ¿es el negocio realmente hacer dinero?

Una declaración de ganancia y pérdida, a menudo llamada P plagal o declaración de ingresos, es más que un informe para su preparador de impuestos. Cuando es preciso y revisado consistentemente, muestra lo que está funcionando, donde el dinero está siendo absorbido, y lo que necesita su atención antes de que un pequeño problema se convierta en costoso.

Qué declaración de lucro y pérdida te dice

Su PTL resume los ingresos obtenidos y los gastos efectuados durante un período específico, como un mes, un cuarto o un año. La fórmula básica es sencilla:

Ingresos – costo de las mercancías vendidas – gastos operativos = beneficio neto o pérdida.

El informe no está diseñado para mostrar cuánto dinero está en el banco. Ese es el trabajo de su balance y cuenta bancaria. En cambio, mide el rendimiento financiero con el tiempo. Esta distinción importa. Un negocio puede reportar un beneficio mientras espera que los clientes paguen facturas, o puede tener dinero disponible después de pedir prestado dinero, aunque las operaciones no sean rentables.

Para la mayoría de los pequeños propietarios de negocios, el mejor lugar para empezar es un P plaga mensual en comparación con el mismo mes del año pasado y el mes anterior. Sólo un mes puede verse afectado por el tiempo. Las tendencias revelan si sus decisiones están produciendo mejores resultados.

Cómo leer las declaraciones de ganancias y pérdidas desde arriba abajo

La lectura de un P plagaL para evitar que el informe se convierta en una página de números desconectados. Comenzar en la parte superior y hacer una pregunta práctica en cada sección: ¿Qué pasó? ¿Qué costó entregar? ¿Qué le costó dirigir la empresa? ¿Qué queda?

Empieza con los ingresos

Los ingresos, también llamados ingresos o ventas, aparecen en la parte superior del informe. Incluye dinero ganado de sus servicios primarios, ventas de productos y otras actividades empresariales. Si usted tiene varios flujos de ingresos, su P plagaL debe separarlos lo suficientemente claramente para mostrar cuáles son los que llevan el negocio.

No te detengas en el total. Compare los ingresos por mes y por categoría. Un contratista puede ver ventas totales fuertes pero descubrir que una línea de servicio está creciendo mientras que otra consume tiempo sin producir suficientes ingresos. Un minorista puede notar que las ventas son estables, pero ciertas categorías de productos están debilitando.

Busque cambios que pueda explicar. Se puede esperar un descenso estacional. Una disminución sin una razón clara merece una mirada más cercana a los precios, la demanda del cliente, la actividad de marketing, la capacidad o los retrasos de facturación.

Costo de revisión de las mercancías vendidas

El costo de las mercancías vendidas, a menudo acortadas a COGS, incluye los costos directos necesarios para proporcionar lo que vende. Para una empresa minorista, esto puede incluir compras de inventarios, fletes y costos de procesamiento mercante cuando esas tarifas están directamente vinculadas a las ventas. Para un contratista, puede incluir materiales, subcontratistas o mano de obra específica.

Las empresas de servicios varían. Un consultor con pocos gastos de entrega directa puede tener poco o ningún COGS, mientras que un salón, restaurante o negocio de servicios domésticos pueden tener costos directos significativos. La clave es la coherencia. Los costos deben clasificarse sobre la base de la forma en que se relacionan con los ingresos, no simplemente cuando hay lugar en el informe.

Cuando el COGS aumenta más rápido que el ingreso, el beneficio bruto se contrae. Eso puede indicar aumentos de precios de proveedores, empleos sin fines de lucro, desperdicios, descuentos, control de inventarios deficientes o un modelo de fijación de precios que ya no cubre los costos de entrega.

Centrarse en el beneficio bruto antes de la sobrecarga

El beneficio bruto es ingresos menos COGS. Muestra cuánto dinero queda después de entregar su producto o servicio, antes de pagar los costos más amplios de operar el negocio.

El beneficio bruto es una de las cifras más útiles para evaluar los precios y la eficiencia. Si los ingresos aumentan pero el beneficio bruto no aumenta con él, más ventas pueden no resolver el problema. Podrías estar trabajando más duro para muy poco regreso.

Un porcentaje añade contexto. Divide ganancias brutas por ingresos para calcular su margen bruto. No hay un solo margen saludable para cada industria, así que compáralo con tu propia historia y con parámetros razonables para tu modelo de negocio. Un restaurante, minorista y una empresa de servicios profesionales tendrán naturalmente diferentes márgenes.

Examinar los gastos de funcionamiento cuidadosamente

Los gastos de funcionamiento son los costos de funcionamiento del negocio que no están directamente vinculados a una venta o trabajo específico. Ejemplos comunes incluyen alquiler, software, seguro, comercialización, gastos de oficina, costos de vehículo, nómina de sueldos, honorarios profesionales y servicios públicos.

Esta es la sección donde los propietarios a menudo encuentran las fugas silenciosas. Una suscripción mensual de software puede parecer pequeña, pero varias herramientas no utilizadas pueden agregar rápidamente. Los costos de marketing pueden valer si producen clientes rentables, pero costosos si no hay un rendimiento mensurable. La nómina puede apoyar el crecimiento, o puede estar superando los ingresos necesarios para sostenerlo.

Evite el instinto para reducir cada gasto después de un mes débil. La mejor pregunta es si cada costo importante apoya los ingresos, la calidad de los servicios, el cumplimiento o la capacidad futura. Cortar la publicidad que proporciona trabajo rentable es diferente de cancelar suscripciones duplicadas o permitir que el gasto no aprobado continúe.

Lea el beneficio neto como el resultado final, no el único resultado

El beneficio neto es lo que queda después de que todos los ingresos y gastos se registran. Un número positivo significa que el negocio ganó más de lo que pasó durante el período que abarca el informe. Un número negativo significa que los gastos superaron los ingresos.

El beneficio neto merece atención, pero necesita contexto. Una pérdida puede ser temporal e intencional, como una inversión en equipo, una nueva ubicación, la contratación por delante de la demanda, o una desaceleración estacional. Un beneficio también puede ser engañoso si no se han introducido grandes gastos, las transacciones del propietario se mezclan en los libros, o las facturas del cliente son poco probable que se recojan.

Ficheros precisos es lo que convierte el beneficio neto de una conjetura en un número listo para la decisión.

Comparar porcentajes y tendencias, no sólo las cantidades en dólares

Un P comprimido se vuelve más valioso cuando lo comparas a través de períodos. Un negocio que ganó $20.000 en beneficio este mes pueden estar mejorando o deslizando dependiendo de los ingresos, márgenes y el período anterior.

Revise cada categoría principal como porcentaje de ingresos. Por ejemplo, si la nómina representaba el 25% de las ventas el último trimestre y el 34% este trimestre, averiguar por qué. La razón puede ser productiva, como añadir un miembro del equipo que permita el crecimiento. O puede apuntar a horas extraordinarias, cuestiones de programación, baja productividad o ventas que no han mantenido el ritmo de la plantilla.

Preste atención cuando vea estos patrones:

El ingreso está aumentando, pero el beneficio bruto es plano o caída.
Los gastos están creciendo más rápido que las ventas durante varios meses.
Una categoría cambia marcadamente sin una razón de negocio obvia.
El beneficio neto es positivo, pero el flujo de efectivo sigue siendo tenso.

Estas señales no significan automáticamente que algo está mal. Te dicen dónde hacer mejores preguntas. Así es como la presentación de informes financieros se convierte en una herramienta de gestión en lugar de un documento que revisa sólo en tiempo fiscal.

Verifique si su PTL es efectivo o base de valores

Antes de actuar sobre los números, sepa cómo se está preparando el informe. Un efectivo-basis P plagal registra ingresos cuando se recibe dinero y gastos cuando se paga dinero. A menudo es más fácil para las pequeñas empresas comprender porque sigue más de cerca el movimiento en efectivo.

Un accrual-basis P plagaL registra los ingresos cuando se gana y los gastos cuando son incurridos, incluso si el pago sucede más adelante. Esto puede proporcionar una imagen más precisa del rendimiento, especialmente para las empresas que facturan clientes, llevan inventario, o tienen facturas no pagadas significativas.

Ningún método es automáticamente mejor para cada propósito. La base de efectivo puede ser útil para la planificación tributaria diaria, mientras que los informes devengados pueden mostrar mejor la rentabilidad de un determinado mes o proyecto. El requisito más importante es que su libros son actuales, reconciliados, y constantemente categorizado.

Utilice su PTL para tomar una decisión cada mes

Un examen mensual debe dar lugar a medidas. Elige uno o dos números que necesiten atención y asigne un próximo paso. Si los márgenes disminuyen, los precios de revisión y los costos de empleo. Si las cuentas por cobrar están disminuyendo, endurezca su proceso de seguimiento de facturas. Si la sobrecarga está subiendo, identifique la categoría específica en lugar de hacer cortes amplios basados en la frustración.

Si su informe es tardío, incompleto o difícil de confiar, no obligue a decisiones importantes de información poco fiable. Libros limpios y oportunos son la fundación. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los pequeños propietarios de negocios a convertir archivos desorganizados QuickBooks en informes precisos y llenos de impuestos que hacen estas conversaciones mucho más fácil.

Tu PTL debería dejarte con más de un número de ganancia. Debería darle suficiente claridad para decidir qué proteger, qué arreglar y dónde invertir su próximo dólar.