Cuando tu saldo bancario es el único número en el que confías, es difícil saber si tu negocio es realmente rentable, lo que debes o dónde va el dinero. Aprender a configurar el diagrama de cuentas da a cada transacción un hogar adecuado, por lo que sus informes financieros se convierten en herramientas útiles en lugar de una fuente de confusión.

Un gráfico de cuentas es la lista organizada de categorías que su sistema de contabilidad utiliza para registrar la actividad empresarial. Es la estructura detrás de su declaración de Profit and Loss y Balance Sheet. Establezca bien, y puede ver rápidamente los ingresos, costos de nómina, deuda, pasivos fiscales de ventas, y los gastos que están ejerciendo presión sobre los márgenes. Configurarlo mal, e incluso un archivo QuickBooks reconciliado puede producir informes poco claros.

Para un pequeño propietario de negocios, el objetivo no es construir un sistema de contabilidad que se vea impresionante. El objetivo es crear uno que sea preciso, simple de usar y lo suficientemente detallado para apoyar la preparación de impuestos y mejores decisiones.

Empieza con las preguntas financieras que necesitas contestadas

Antes de añadir cuentas en QuickBooks, considere lo que necesita para mostrar sus informes. Un contratista puede necesitar separar mano de obra, materiales, subcontratistas, equipos y viajes relacionados con el trabajo. Una tienda minorista puede necesitar rastrear las ventas de productos, los honorarios de comerciantes, las compras de inventario, las devoluciones y los impuestos de ventas. Un negocio de servicios sólo puede necesitar algunas categorías de ingresos, pero puede beneficiarse de la separación de los costos directos del proyecto de la sobrecarga general.

Su historial de cuentas debe facilitar la respuesta a preguntas prácticas como: ¿Qué servicios son más rentables? ¿Se incrementan los costos laborales? ¿Cuántos impuestos de ventas esperan ser pagados? ¿Cuánto nos deben los clientes? Sin las categorías adecuadas, esas respuestas se enterran en cuentas vagas como el gasto diverso.

Al mismo tiempo, resiste el impulso de crear una cuenta para cada proveedor, cada cliente, o cada pequeña variación en el gasto. Los vendedores y clientes pertenecen a sus propias listas dentro de su software de contabilidad. El gráfico de cuentas debe clasificar el tipo de transacción, no duplicar la información que su sistema ya rastrea.

Cómo configurar la carga de cuentas en el orden correcto

Un gráfico útil de cuentas sigue el mismo orden básico que sus estados financieros. La mayoría de las pequeñas empresas pueden comenzar con cinco grupos principales de cuenta: activos, pasivos, equidad, ingresos y gastos. Dentro de esos grupos, agregue sólo las cuentas necesarias para comprender sus operaciones.

Construya sus cuentas de activos primero

Los activos son recursos propios de su negocio o controles. Ejemplos comunes incluyen su cuenta de comprobación, cuenta de ahorros, cuentas por cobrar, inventario, fondos no depositados, gastos anticipados, vehículos y equipo.

Sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito deben tener su propia cuenta en QuickBooks. Esto es esencial para Conciliaciones precisas. Si los clientes pagan después de recibir una factura, use Cuentas Recibibles en lugar de registrar facturas no pagadas como ingresos inmediatamente. Si acepta pagos que se agrupan en un depósito bancario posterior, los Fondos no depositados pueden ayudarle a igualar el depósito correctamente.

Los activos fijos merecen atención extra. Un portátil, un camión o un equipo pesado pueden necesitar ser registrados como un activo y depreciados en lugar de gastarlo todo a la vez. El tratamiento adecuado depende de la compra, reglas fiscales y la orientación de su contador. No adivine cuando una compra grande está involucrada.

Agregar cuentas de responsabilidad y equidad que reflejen la realidad

Las responsabilidades son cantidades que su negocio debe. Cuentas típicas incluyen Cuentas Pagables, saldos de tarjetas de crédito, préstamos comerciales, pasivos de nómina y impuestos de venta. Estas cuentas importan porque impiden que las obligaciones desaparezcan dentro de las categorías de gastos.

Por ejemplo, el impuesto de ventas recaudado de los clientes no es generalmente ingresos. Es dinero que usted sostiene hasta que se remita a la autoridad tributaria apropiada. Grabarlo a una cuenta de pago de impuestos de ventas hace que la cantidad debida sea visible y evita que los ingresos sean exagerados.

Cuentas de equidad rastrean la participación del propietario en el negocio. La configuración adecuada varía según el tipo de entidad. Un propietario único puede utilizar Equity and Owner Draw, mientras que una sociedad o sociedad S necesita una estructura de equidad que coincida con su configuración legal y fiscal. Las compras personales pagadas por la cuenta de negocio no deben ser enterradas en suministros de oficina o comidas. Por lo general pertenecen a una cuenta de dibujo o distribución del propietario, sujeto a consejos de su profesional de impuestos.

Crear cuentas de ingresos claras

Las cuentas de ingresos deben mostrar cómo el negocio gana ingresos sin hacer que la información sea engorrosa. Un consultor podría utilizar Revenue Service y Retainer Revenue. Un contratista podría separar los ingresos por contrato, los ingresos por pedidos de cambio y las llamadas de servicio. Un minorista puede separar las ventas de productos, los ingresos de envío, y descuentos o devoluciones.

Mantenga la distinción significativa. Si dos cuentas de ingresos siempre se revisarán juntas y nunca conducirán una decisión diferente, una cuenta puede ser suficiente. Pero cuando una corriente de ingresos tiene diferentes márgenes, precios, tratamiento fiscal o potencial de crecimiento, separando puede revelar información valiosa.

Organizar cuentas de gastos alrededor de cómo manejar el negocio

Los gastos son donde muchos gráficos de cuentas se destrozan. Comience con las categorías recurrentes que la mayoría de las empresas necesitan, como publicidad, cargos bancarios, seguros, honorarios legales y profesionales, suministros de oficina, alquiler, reparaciones y mantenimiento, suscripciones de software, teléfono, servicios públicos, nómina de sueldos, impuestos de nómina y viajes.

A continuación, añadir categorías específicas de la industria donde realmente mejorar la visibilidad. Un restaurante puede necesitar costos de alimentos, costos de bebidas, suministros de cocina, tarifas de la plataforma de entrega y honorarios de procesamiento de comerciantes. Un negocio de construcción puede necesitar materiales, subcontratistas, permisos y herramientas pequeñas. Una empresa de servicios profesionales puede necesitar mano de obra contratista, gastos de proyecto cliente, educación continua y software utilizado para ofrecer servicios.

Si desea medir el beneficio bruto, los costos directos separados de la sobrecarga. Los costos directos son gastos vinculados a la entrega de un producto o servicio, como materiales, mano de obra subcontratista o envío específico del proyecto. Overhead incluye costos que apoyan todo el negocio, como alquiler, contabilidad, seguros y software general. Esta distinción le ayuda a ver si una línea de trabajo o servicio es rentable antes de considerar los costos generales de funcionamiento.

Use los números y nombres de la cuenta de forma sistemática

Los números de cuenta son opcionales en muchos pequeños archivos de negocios, pero pueden hacer un gráfico de cuentas más fácil de navegar a medida que el negocio crece. Un enfoque común es utilizar números de serie 1000 para activos, números de serie 2000 para pasivos, números de serie 3000 para equidad, números de serie 4000 para ingresos, y números de serie 5000 para gastos o costo de bienes vendidos.

El sistema específico de numeración importa menos que la consistencia. Elija nombres de cuenta que cualquiera responsable de las transacciones de codificación puede entender. "Suscripciones Software" es más clara que "Herramientas Online". "Merchant Processing Fees" es más clara que "Bank Charges" si desea distinguir los costos de procesamiento de tarjetas de las tasas bancarias reales.

Evitar nombres duplicados y categorías superpuestas. Por ejemplo, tener tanto "Auto" como "Vehicle Expenses" invita a la codificación inconsistente. Una categoría clara, con subcuentas sólo cuando es necesario, es generalmente mejor.

Configure QuickBooks to Support Clean Reporting

QuickBooks proporciona un Gráfico predeterminado de las cuentas, y es a menudo un punto de partida razonable. Sin embargo, las cuentas predeterminadas deben ser revisadas antes de comenzar la contabilidad regular. Eliminar o hacer cuentas inactivas que no utilizará, renombrar categorías vagas y añadir cuentas que coincidan con sus necesidades de industria y presentación de informes.

No borre una cuenta que tenga actividad histórica a menos que entienda el impacto. En la mayoría de los casos, hacer una cuenta inactiva no utilizada conserva registros previos manteniendo la lista activa limpia.

Utilice productos y servicios, clases, ubicaciones, clientes y proyectos para detalles que no pertenecen al diagrama de cuentas. Por ejemplo, una empresa de paisajismo puede utilizar una cuenta Landscaping Revenue mientras rastrea cada trabajo por cliente o proyecto. Un negocio con múltiples ubicaciones puede utilizar la misma cuenta de gastos de alquiler mientras utiliza el seguimiento de ubicación para comparar los costos de operación. Esto evita que el gráfico se multiplique en docenas de cuentas casi idénticas.

Pruebe la configuración antes de que vuelva a estar en ella

Después de configurar cuentas, introduzca o revise un pequeño conjunto de transacciones típicas: una factura de cliente, una factura de proveedor, una entrada de nómina, un pago de préstamo, un cargo de tarjeta de crédito, un pago de impuestos de venta y un sorteo del propietario. Entonces corre. Profit and Loss statement and Balance Sheet.

Busca señales de advertencia. Los ingresos no deben aparecer como un gasto negativo. Los pagos de préstamos no deben ser registrados enteramente como un gasto, ya que parte del pago reduce el saldo del préstamo. El impuesto de ventas no debe inflar los ingresos. Las compras de tarjetas de crédito no deben crear gastos duplicados cuando se pague la factura de la tarjeta.

Esta reseña también es el mejor momento para confirmar que los informes responden a las preguntas que identificó al principio. Si un informe requiere demasiada explicación manual, la estructura puede necesitar ajustes.

Mantenga la carga de cuentas útiles a medida que crece

Un gráfico de cuentas no es un proyecto único. Reviselo al menos anualmente, y antes si agrega una nueva línea de servicio, abra otra ubicación, comience a llevar inventario, contratar empleados, asumir deuda o cambiar tipo de entidad.

La clave es el cambio controlado. Agregue una cuenta cuando mejorará la información o la exactitud fiscal. No añadir uno solo porque aparece un nuevo vendedor. La categorización mensual consistente, las conciliaciones y el examen financiero importan más que tener una larga lista de cuentas.

Si sus libros ya se sienten desorganizados, reconstruir el diagrama de cuentas al intentar ponerse al día en las transacciones puede crear más estrés. Un socio de contabilidad con conocimientos puede limpiar la actividad anterior, establecer una estructura práctica de QuickBooks y asegurarse de que los informes que recibe reflejen el negocio que se está ejecutando.

Los libros limpios le dan más que una temporada fiscal más suave. Le dan un lugar claro para ponerse de pie cuando usted necesita para precio un trabajo, contratar ayuda, invertir en equipo, o decidir qué necesita atención después.