Su primer empleado cambia más que su carga de trabajo. Crea una responsabilidad recurrente para pagar correctamente a las personas, retener y enviar impuestos a tiempo, mantener registros y responder preguntas cuando algo no se ve bien en un cheque de pago. Una configuración de nómina de sueldos reflexiva para los nuevos propietarios de negocios convierte esa responsabilidad en un proceso confiable en lugar de una fuente mensual de estrés.

El objetivo no es construir un sistema de back-office complicado. Es crear un flujo de trabajo claro que paga a los empleados con precisión, protege el flujo de efectivo, y mantiene sus libros listos para los archivos de nómina de sueldos, planificación fiscal y reporte final del año.

Start Payroll Setup for a New Business Before the First Payday

La nómina es más fácil de manejar cuando la fundación está en su lugar antes de que alguien comience a trabajar. Esperar hasta el primer período de pago a menudo conduce a apresurarse a bordo, falta de formularios fiscales, clasificaciones incorrectas, y correcciones evitables más adelante.

Comience confirmando que su negocio tiene un número de identificación de empleadores, o EIN. Usted lo utilizará para los informes federales de nómina de sueldos, formularios de empleados, y la mayoría de los registros de nómina estatal. Si su negocio está operando en un estado con retención de impuestos sobre la renta, seguro de desempleo u otros requisitos fiscales de empleo, regístrese con las agencias estatales apropiadas antes de comenzar la nómina.

Los requisitos locales también pueden importar. Algunas ciudades y condados tienen sus propios impuestos, registros de negocios o reglas de licencia pagada. Los detalles dependen de dónde trabajan sus empleados, no sólo donde se encuentra su negocio. Esto es especialmente relevante para empleados remotos. Contratar a alguien en otro estado puede requerir registros y pasos de cumplimiento en ese estado.

Este es un área donde adivinar crea problemas costosos. Un profesional de nóminas de sueldos, contable o asesor fiscal puede ayudarle a identificar los registros que se aplican a su negocio específico y la fuerza laboral.

Clasifique a los trabajadores correctamente desde el primer día

Una de las decisiones más consiguientes de nómina anticipada es si un trabajador es un empleado o un contratista independiente. La etiqueta no determina la respuesta. La relación de trabajo real sí.

Los empleados se pagan generalmente a través de la nómina, con impuestos retenidos y los impuestos de nómina pagados por sus salarios. Los contratistas independientes se pagan normalmente a través de cuentas por pagar u otro proceso de pago y pueden recibir un Formulario 1099-NEC si se cumplen los umbrales y normas de presentación de informes.

Desclasificar a un empleado como contratista puede exponer un negocio para respaldar impuestos, sanciones y reclamaciones salariales. El control es a menudo un factor clave. Si establece el horario del trabajador, dirija cómo se hace el trabajo, proporcione las herramientas y confíe en ellas como parte continua de su operación, una relación de empleado puede ser más probable. Ningún factor decide cada caso, por lo que busque orientación calificada cuando la situación no esté clara.

La clasificación de los empleados también afecta a horas extraordinarias, beneficios, compensación de los trabajadores y obligaciones tributarias de la nómina. Conseguir esto temprano le da a su negocio un camino más limpio hacia adelante mientras crece.

Recopilar los formularios que hacen que la nómina de sueldos funcione

Un archivo completo de empleados evita el seguimiento repetido y admite registros precisos de nómina. Antes del primer cheque de pago de un empleado, recoger la información necesaria y asegurarse de que se almacena de forma segura.

Para la mayoría de los nuevos alquileres, esto incluye un formulario W-4 completado para retención de impuestos federales, el formulario de retención estatal aplicable cuando sea necesario, documentación del formulario I-9, y el nombre legal del empleado, dirección, número de Seguro Social, tasa de pago y horario de pago. También necesitará autorización de depósito directo si planea pagar electrónicamente.

Mantenga registros de nómina separados de los archivos generales de personal cuando sea práctico, especialmente porque contienen información personal y bancaria confidencial. Restrict access to the people who truly need it. Un proceso simple con la propiedad clara es más seguro que la información de nómina repartida a través de los hilos de correo electrónico, mensajes de texto y carpetas compartidas.

Elija un programa de pago que ajuste el flujo de efectivo y el cumplimiento

Su frecuencia de pago afecta las expectativas de los empleados, la planificación en efectivo, la carga de trabajo de contabilidad y el cumplimiento. Los horarios comunes incluyen semanal, bisemana, semestral y mensual. La ley estatal puede limitar qué horarios puede utilizar, especialmente para ciertos tipos de empleados.

Para muchas pequeñas empresas, la nómina de sueldos bisemanales es práctica porque proporciona consistencia para los empleados manteniendo el trabajo administrativo manejable. La nómina semimensual también puede funcionar bien para los equipos asalariados, aunque sus períodos de pago varían de longitud. La nómina semanal puede adaptarse a las empresas con tripulaciones por hora, horarios variables o alta facturación, pero requiere mayor atención al mantenimiento del tiempo y efectivo disponible.

Elige un horario que puedas financiar de forma fiable. La nómina de sueldos no es sólo el pago neto. En cada fecha de la nómina de sueldos, su negocio puede deberse a los salarios de los empleados, los honorarios de los proveedores de nóminas, los impuestos de nómina del empleador, las contribuciones de beneficios y las deducciones de jubilación. Construir esas cantidades en su previsión de efectivo en lugar de tratarlas como sorpresas después de que se emitan los cheques de pago.

Utilice el software de nómina que se conecta a sus libros

Los cálculos manuales de nómina pueden parecer rentables hasta que un cálculo de horas extraordinarias, el cambio de tasa de impuestos o la presentación perdida consume horas de su tiempo. Un sistema de nómina de sueldos reputable puede calcular los salarios y retenciones, crear problemas de pago, procesar depósitos directos, archivar muchos formularios de impuestos de nómina y organizar informes de nómina.

Para un pequeño negocio usando QuickBooks, asuntos de integración. Cuando Inscripción de la nómina fluir correctamente en el sistema contable, los gastos salariales, las obligaciones de nómina, los pagos fiscales y los costos de beneficios son más fáciles de conciliar. Su estado de ganancia y pérdida se vuelve más confiable, y es menos probable que doble transacciones o deje pasivos de nómina sentados sin resolver en el balance.

Sin embargo, el software no es un sustituto del examen. La configuración debe reflejar los tipos de pago correctos, ajustes fiscales, departamentos o clases, deducciones de beneficios y cuentas bancarias. Una plataforma de nómina puede procesar información inexacta de manera muy eficiente si la fundación está equivocada.

Antes de su primera nómina en vivo, revise los siguientes ajustes:

Nombre legal de la empresa, EIN, lugares de trabajo y números de cuenta fiscal
Tasas de remuneración de los empleados, elegibilidad de horas extraordinarias y horarios de pago
Ajustes federales, estatales y locales de retención de impuestos
Plazo de financiación del depósito directo y detalles de la cuenta bancaria de nómina
Costo y asignación de cuentas de responsabilidad en su sistema de contabilidad
Pagar tiempo libre, beneficios, deducciones de jubilación y reembolsos

Estos detalles son suficientemente distintos para justificar una revisión documentada. Algunos minutos adicionales aquí pueden prevenir una limpieza difícil después de varios ciclos de nómina.

Impuestos separados de la nómina de pago de efectivo operativo

Los impuestos de nómina no son gastos de funcionamiento opcionales que pueden esperar un mes mejor. Las sumas retenidas de la remuneración de los empleados pertenecen a organismos fiscales, y los impuestos sobre la nómina de sueldos del empleador deben financiarse junto con los salarios.

Un enfoque práctico es trasladar los importes estimados de los impuestos sobre la nómina de sueldos a una cuenta bancaria separada después de cada nómina de sueldos, especialmente si la corriente de efectivo fluctúa. Esto crea visibilidad y reduce la tentación de utilizar fondos fiscales para el inventario, alquiler o una reparación inesperada.

El horario de depósito exacto depende de la historia de presentación de su negocio y la responsabilidad fiscal. Los nuevos empleadores suelen seguir un horario inicialmente, pero eso puede cambiar a medida que crece la nómina. Su proveedor de nóminas puede hacer depósitos en su nombre, sin embargo todavía necesita confirmar que los fondos fueron retirados, las devoluciones fueron archivados, y las obligaciones fueron aclaradas en sus libros.

Construir una revisión de nómina en su contabilidad mensual

La nómina no debe desaparecer después del día de pago. Cada mes, conciliar las transacciones de nómina a su cuenta bancaria e informes de nómina. Confirme que los salarios brutos, las deducciones de los empleados, los impuestos del empleador, los pagos fiscales y el pago neto coinciden con los importes registrados en QuickBooks.

Esta revisión capta cuestiones que son fáciles de perder en el momento: un depósito directo duplicado, un pago de impuestos publicado en la cuenta equivocada, un reembolso de empleados tratado como salarios, o una responsabilidad de nómina que nunca fue aclarado. También le da una visión más clara de su verdadero costo de trabajo, que es esencial cuando pricing empleos, programando personal, o decidiendo si contratar de nuevo.

Al final del trimestre y al final del año, compare los informes sobre nóminas de sueldos a las devoluciones presentadas y los registros contables. El objetivo es resolver discrepancias mientras que los detalles siguen siendo accesibles, no mientras usted está tratando de preparar W-2s o responder a un aviso.

Saber cuándo pedir ayuda

La nómina puede seguir siendo simple para un solo asalariado con impuestos directos. Se vuelve más complejo cuando se añaden trabajadores por hora, horas extraordinarias, consejos, comisiones, estados múltiples, seguro médico, planes de jubilación, adornos o contratistas que necesitan 1099 informes.

Eso no significa que necesites convertirte en un experto en nómina. Significa que necesitas un proceso que es revisado por alguien que entiende cómo la nómina afecta el cumplimiento y tus estados financieros. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los propietarios de negocios a conectar la actividad de nómina para limpiar los registros de QuickBooks, por lo que los costos de nómina y pasivos no se convierten en otro misterio al final del mes.

Sus empleados deben sentirse seguros de que serán pagados correctamente y a tiempo. Usted merece la misma confianza en el sistema financiero detrás de cada pago. Establezca la nómina con cuidado ahora, y puede apoyar el negocio organizado, listo para el crecimiento que está trabajando para construir.