Sus informes financieros sólo pueden ser tan útiles como las cuentas detrás de ellos. Si cada gasto aterriza en una amplia categoría "Miscellaneous", los pagos del propietario se mezclan con nómina, o actividad de préstamo se registra como ingreso, QuickBooks puede parecer ocupado mientras le dice muy poco acerca de su negocio. Esta guía de cuentas QuickBooks explica cómo construir una base más limpia para que sus informes apoyen las decisiones en lugar de crear más preguntas.

Lo que hace un Gráfico de Cuentas en QuickBooks

Un gráfico de cuentas es la lista organizada de categorías que QuickBooks utiliza para registrar cada transacción financiera. Es la estructura detrás de su informe de Profit and Loss, Balance Sheet, y muchos de los detalles que su profesional de impuestos necesita al final del año.

Cada cuenta tiene un propósito. Las cuentas de ingresos muestran de dónde provienen los ingresos. Las cuentas de gastos muestran lo que cuesta operar. Las cuentas de activos rastrean lo que el negocio posee o se debe, mientras que las cuentas de responsabilidad rastrean lo que el negocio debe. Las cuentas de equidad reflejan la inversión del propietario, los sorteos y los resultados acumulados de la empresa.

Para un pequeño propietario de negocios, el objetivo no es crear la lista de cuentas más larga posible. El objetivo es crear una estructura corta y lógica que responda a preguntas prácticas: ¿Qué servicios son más rentables? ¿Están aumentando los costos materiales? ¿Cuánto nos deben los clientes? ¿Podemos cubrir las próximas facturas y la nómina?

Cuando el diagrama de cuentas se organiza correctamente, la contabilidad mensual se vuelve más rápida, la presentación de informes se vuelve más fiable, y la preparación de impuestos se vuelve mucho menos estresante.

Los cinco tipos principales de cuenta que necesita saber

QuickBooks incluye varios tipos de cuenta, pero la mayoría de las pequeñas empresas trabajan principalmente con cinco categorías.

Ingresos

Cuentas de ingresos rastrean dinero ganado de operaciones comerciales normales. Un contratista puede separar el trabajo de servicio, los honorarios de gestión de proyectos y las marcas de materiales. Un minorista puede utilizar ventas de productos, tasas de entrega y devoluciones o descuentos. Un consultor sólo puede necesitar una cuenta de ingresos por servicios primarios.

Crear cuentas separadas de ingresos sólo cuando la distinción le ayuda a tomar una decisión. Si usted ofrece tres servicios, pero administrarlos como una línea de negocios con costos y precios similares, una cuenta de ingresos de servicio puede ser suficiente. Si cada servicio tiene diferentes márgenes, patrones de ventas o necesidades de personal, separarlos puede proporcionar información útil.

Gastos

Las cuentas de gastos registran los costos de funcionamiento del negocio. Ejemplos comunes incluyen publicidad, honorarios bancarios, suscripciones de software, suministros de oficina, reparaciones, seguros, alquiler, gastos de nómina y honorarios profesionales.

Las cuentas de gastos deben ser lo suficientemente específicas para mostrar patrones de gasto significativos sin llegar a ser oneroso para mantener. Por ejemplo, "Marketing and Advertising" puede ser suficiente para muchas empresas. Si gastas mucho en anuncios pagados, patrocinios, materiales impresos y eventos, cuentas separadas pueden ayudarte a evaluar qué inversiones están produciendo resultados.

Activos

Las cuentas de activos representan recursos propios de la empresa o cantidades que espera recibir. Su cuenta de comprobación, cuenta de ahorros, cuentas por cobrar, inventario, seguro prepago y equipo son todos ejemplos.

Un problema común de contabilidad ocurre cuando los propietarios de negocios tratan las compras de activos como gastos regulares. La compra de una computadora portátil, vehículo, equipo pesado o muebles significativos pueden necesitar ser registrados como un activo fijo en lugar de gastos inmediatos. El tratamiento adecuado depende de la compra, las políticas de su empresa y la orientación fiscal, por lo que este es un área donde la coordinación con su CPA importa.

Pasivo

Cuentas de responsabilidad controlan las obligaciones que el negocio debe a otros. Estos pueden incluir cuentas pagaderas, tarjetas de crédito, préstamos comerciales, impuestos de venta, pasivos de nómina y depósitos de clientes.

Impuestos de venta por pagar merece especial atención. El impuesto de ventas recogido de los clientes no es generalmente ingresos. Es dinero que su negocio tiene hasta que se remita a la agencia adecuada. Grabar correctamente mantiene los ingresos de ser exagerados y hace que los períodos de archivo sean más fáciles de manejar.

Equidad

Cuentas de equidad muestran la participación del propietario en el negocio. Dependiendo del tipo de entidad, puede ver las contribuciones del propietario, los sorteos del propietario, los ingresos retenidos o las distribuciones de accionistas.

Para propietarios únicos y muchos LLCs de un solo miembro, los fondos personales puestos en el negocio deben ser registrados generalmente como contribuciones del propietario, mientras que el gasto personal pagado del negocio debe ser registrado como sorteo del propietario. Tampoco pertenece a categorías regulares de ingresos operativos o gastos. Mantener esta distinción clara protege la integridad de su informe de Profit and Loss.

Cómo configurar una carga útil de libros rápidos de cuentas

Comience con sus operaciones de negocios reales, no una lista genérica copiada de otra empresa. Un restaurante, una empresa de servicios en casa y un consultor en línea necesitan diferentes niveles de detalle.

Primero, identifique las cuentas que necesita para administrar efectivo, saldos de clientes, facturas de proveedores, deuda, nómina de sueldos, impuestos y actividad de propietario. A continuación, vea las corrientes de ingresos y las principales áreas de costo que afectan su precio y rentabilidad. Si una categoría es significativa, recurrente o probable que cambie sus decisiones, puede merecer su propia cuenta.

A continuación, revise las cuentas predeterminadas QuickBooks crea. Algunos serán útiles, tales como Cuentas Recibibles, Fondos no depositados, Cuentas Pagables y cuentas bancarias comunes o tarjetas de crédito. Otros pueden no ajustarse a su negocio. Evite eliminar cuentas que tienen actividad hasta que entienda el impacto. En muchos casos, hacer una cuenta inactiva no utilizada es más segura que eliminarla.

Los nombres de cuentas deben ser claros y coherentes. "El gasto vehicular" es más claro que "Auto Stuff". "Contract Labor" es más claro que "Outside Help", a menos que esa categoría realmente incluya múltiples tipos de servicios externos. El nombre claro hace más fácil para usted, su contador, y su profesional de impuestos para clasificar las transacciones correctamente.

Mantener Detalle Donde Cambiar una Decisión

El error más común de las cuentas es sobreconstruir. Los propietarios suelen crear cuentas separadas para cada proveedor, herramienta de software o tipo de compra pequeño. Ese nivel de detalle puede hacer que las transacciones de codificación sean lentas e informes difíciles de leer.

Una regla útil es preguntar: ¿Qué haría diferente si este número cambiara? Si la respuesta es "nada", una categoría más amplia probablemente está bien. Usted generalmente no necesita cuentas separadas para cada tienda de suministros de oficina, cada compra de comida, o cada suscripción mensual de software.

Al mismo tiempo, la simplificación excesiva puede ocultar problemas. Un contratista que combina subcontratistas, salarios de empleados, materiales y alquiler de equipos en una cuenta de "Job Costs" no puede ver qué es la presión del margen de conducción. Un propietario minorista que combina las tarifas de procesamiento mercante con la publicidad no puede evaluar el costo real de aceptar pagos.

El nivel adecuado de detalle depende de su industria, volumen de transacción, necesidades de informes y quién mantendrá los libros. Un gráfico limpio debe facilitar la revisión mensual, no requerir un título de contabilidad para interpretar.

Libros rápidos comunes Gráfico de problemas de cuentas

Los libros mesosos suelen aparecer de formas predecibles. "Pregunte a mi contador" tiene un gran equilibrio. Los gastos no categorizados siguen acumulando. Las transacciones personales y comerciales están mezcladas. Los pagos de préstamos se codifican totalmente a una cuenta de gastos. Las transferencias entre cuentas bancarias aparecen como ingresos o gastos.

Estos temas hacen más que hacer que los informes parezcan inciertos. Pueden distorsionar el beneficio, el ingreso exagerado, ocultar la deuda, crear gastos duplicados y obligar a su CPA a pasar tiempo reparando registros en lugar de proporcionar asesoramiento fiscal.

Los pagos de tarjetas de crédito son otra fuente frecuente de confusión. Las compras realizadas en la tarjeta deben clasificarse en las cuentas de gastos o activos correspondientes. El pago de la comprobación a la tarjeta de crédito es típicamente una transferencia o pago contra la responsabilidad de la tarjeta de crédito, no un segundo gasto. Grabar ambos lados como gastos duplica el costo en su informe de Profit y Pérdida.

Del mismo modo, los pagos de préstamos suelen contener dos componentes: principal e interés. El director reduce la responsabilidad del préstamo, mientras que el interés es un gasto. Si el pago completo es codificado a una cuenta de gastos, la hoja de balance no mostrará con precisión lo que aún debes.

Revisa tus informes antes de llamar a los libros terminados

Un gráfico de cuentas no es una tarea de configuración única. Revise cuando su negocio agrega una nueva corriente de ingresos, comienza a llevar inventario, toma financiación, contrata empleados, abre una nueva ubicación, o cambia cómo ofrece servicios.

Cada mes, revisa tu Profit and Loss report para categorías inusuales, grandes cantidades no explicadas, y gastos que no coinciden con cómo funciona el negocio. Luego revisa la hoja de equilibrio. Confirme que los saldos bancarios y de tarjetas de crédito coinciden con los estados conciliados, las cuentas por cobrar reflejan los saldos reales de los clientes, los préstamos parecen razonables y los artículos antiguos no se resuelven en cuentas de compensación o suspenso.

Este examen mensual es donde la claridad financiera se convierte en control operacional. Usted puede detectar un costo creciente de proveedor, facturas excesivas de clientes, suscripciones innecesarias, o un déficit de efectivo antes de que se convierta en una emergencia.

Si su lista de cuentas ya se siente desordenada o sus informes no coinciden con la realidad, no trate de remplazarla una transacción a la vez. A limpieza estructurada puede identificar lo que es desclasificado, reconciliar las cuentas subyacentes, y reconstruir un gráfico que se ajuste a la forma en que su negocio realmente funciona. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los pequeños propietarios de negocios a convertir ese tipo de trastorno financiero en libros precisos y listos para tomar decisiones.

Un gráfico bien construido de cuentas debe desvanecerse en el fondo. No deberías tener que pensarlo todos los días. Usted debe ser capaz de abrir QuickBooks, confiar en lo que usted ve, y utilizar los números para avanzar su negocio con confianza.