Un saldo bancario que parece saludable mientras la nómina se siente apretada no es sólo frustrante. A menudo es uno de los signos principales que sus libros están equivocados. Cuando sus registros no reflejan lo que está sucediendo en el negocio, cada decisión se hace más difícil: fijar un trabajo, ordenar inventario, tomar un sorteo del propietario, o planificar impuestos.

La mayoría de los problemas de contabilidad no comienzan con un error dramático. Construyen silenciosamente a través de transacciones sin categorizar, faltaron facturas, duplicaron entradas, retrasaron las conciliaciones, e informan que nadie confía. El resultado es un conjunto de libros que pueden verse completos en la superficie pero no pueden darle una respuesta confiable cuando usted necesita uno.

¿Por qué los libros inexactos crean problemas de negocio más grandes

Los libros equivocados no son sólo una preocupación de la temporada fiscal. Afectan el flujo de efectivo, la rentabilidad, el préstamo y la confianza que tienen en sus propias decisiones. Si su ingreso está sobrevalorado, puede gastar dinero que debería haber sido reservado para gastos o impuestos. Si faltan gastos, es posible que creas que una línea de servicio es más rentable de lo que realmente es.

Hay una diferencia entre un problema de tiempo normal y un problema de contabilidad. Un pago al cliente que no ha aclarado el banco todavía puede crear una diferencia temporal. Pero cuando los saldos permanecen inexplicables mes tras mes, o cuando los informes cambian dramáticamente después de que su preparador de impuestos los revise, el sistema necesita atención.

Los libros limpios le dan una visión actual del negocio. También facilitan que su CPA, prestamista, proveedor de nóminas y equipo interno trabajen de la misma información confiable.

8 signos principales tus libros están equivocados

1. Su saldo bancario nunca coincide con QuickBooks

Una pequeña diferencia puede ocurrir cuando los depósitos o cheques todavía están pendientes. Sin embargo, una diferencia recurrente es un signo de advertencia. Si no lo eres conciliación de cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito y cuenta de préstamo cada mes, las transacciones se pueden perder, duplicar o registrar en el período equivocado.

La reconciliación no es simplemente revisar una caja en QuickBooks. Confirma que la actividad en sus libros está de acuerdo con la actividad que de hecho limpió la cuenta. Sin ella, su declaración de ganancia y pérdida puede ser construida sobre números que están incompletos desde el principio.

2. Usted no sabe cuánto dinero está realmente disponible

Muchos propietarios miran la cuenta bancaria y asumen que el número es suyo para gastar. Puede incluir impuestos de ventas recaudados de clientes, fondos de nómina, pagos de tarjetas de crédito, facturas de proveedores no pagados o depósitos de clientes vinculados al trabajo futuro.

Si el flujo de efectivo se siente impredecible a pesar de las ventas constantes, sus libros pueden no estar rastreando las obligaciones correctamente. Las cuentas precisas por pagar, las cuentas por cobrar y los saldos de responsabilidad muestran lo que el efectivo ya se ha comprometido. Esa claridad le ayuda a evitar la dolorosa sorpresa de tener ingresos en papel pero no suficiente dinero disponible para los próximos gastos.

3. Tu beneficio cambia cada vez que miras informes

Un informe de ganancias y pérdidas debe contar una historia consistente durante un mes cerrado. Puede ajustarse por una razón legítima, como una factura tardía del proveedor o la entrada de la nómina corregida. Pero los cambios grandes o frecuentes suelen indicar que las transacciones se efectúan tarde, se asignan a la fecha equivocada o se publican en la cuenta equivocada.

Esto es especialmente común cuando los propietarios utilizan el alimento bancario como su sistema de contabilidad. La actividad bancaria es útil, pero no reemplaza una revisión de facturas, facturas, préstamos, nóminas y transferencias. El banco sólo muestra el movimiento del dinero. Tus libros deben mostrar lo que significa ese dinero.

4. El gasto personal y empresarial se mezclan entre sí

Una compra personal en la cuenta de negocio no es automáticamente un desastre. Debe identificarse y grabarse correctamente, generalmente como sorteo del propietario o distribución de accionistas dependiendo de la estructura del negocio. El problema crece cuando las transacciones personales y comerciales se mezclan rutinariamente, sin un proceso claro para separarlas.

El gasto mixto hace difícil medir el rendimiento empresarial y puede crear trabajo innecesario en el momento fiscal. También puede hacer más difícil fundamentar las deducciones si surgen preguntas. Una cuenta de negocio dedicada y una revisión de transacción consistente crean una fundación más limpia, incluso si sus registros necesitan trabajo de captura primero.

5. Los saldos del cliente no tienen sentido

Su informe de cuentas por cobrar debe mostrar quién le debe dinero y cuánto tiempo cada factura ha estado pendiente. Si enumera clientes que ya han pagado, los saldos antiguos que no puede explicar, o las cantidades de crédito que han estado sentado durante meses, el proceso de facturación y pago probablemente necesita limpieza.

Esto es más que una cuestión de presentación de informes. Las cuentas por cobrar incorrectas pueden causar que persiga a los clientes que no le deben, pasar por alto el dinero que debe recaudar, o los ingresos por exceso de estado. El mismo principio se aplica a las cuentas por pagar. Si las facturas de los proveedores se introducen incoherentemente, no puede ver lo que es debido o planea requisitos de efectivo con confianza.

6. Faltan saldos de préstamo, tarjeta de crédito y nómina de sueldos o no están claros

El dinero de préstamo no es ingresos, y el principal de préstamos no es un gasto operativo. Los pagos de tarjetas de crédito son a menudo transferencias contra una responsabilidad, no un segundo gasto. Cuando estas transacciones se clasifican incorrectamente, los informes pueden mostrar un beneficio inflado o un total de gastos inflados.

La nómina crea desafíos similares. Los salarios brutos, los impuestos sobre la nómina, las deducciones de los empleados y los impuestos del empleador deben reflejarse correctamente. Si sólo registra la cantidad neta que deja su cuenta bancaria, puede perder importantes obligaciones salariales e impuestos. Estos detalles importan para la presentación precisa de informes y para permanecer preparados cuando se deben presentar solicitudes de nómina.

7. El impuesto sobre las ventas está sentado en ingresos o no tiene un equilibrio claro

El impuesto de ventas que cobra generalmente no pertenece al negocio. Es dinero mantenido hasta que se remita a la autoridad tributaria apropiada. Cuando el impuesto de ventas se incluye en los ingresos, sus ventas pueden verse más fuertes de lo que son y la cantidad debida puede ser difícil de identificar.

Las reglas de impuestos de venta varían por estado, producto, servicio y donde usted tiene obligaciones fiscales. El enfoque adecuado depende de su negocio, pero la disciplina básica es la misma: seguir el impuesto recogido por separado, reconciliarlo regularmente, y saber qué se debe antes de que llegue el plazo de presentación.

8. El tiempo fiscal siempre comienza con un revuelto

Si pasas enero y febrero buscando recibos, clasificando un año de transacciones, y pidiendo a tu CPA que te diga lo que pasó, tus libros no están apoyando el negocio durante todo el año. La limpieza de último minuto puede obtener una devolución presentada, pero deja poco espacio para la planificación fiscal reflexiva o decisiones proactivas.

Los libros son libros actuales. Incluyen cuentas conciliadas, ingresos y gastos debidamente categorizados, cuentas de balance revisadas y apoyo organizado para transacciones inusuales. Cuando los registros se mantienen mensualmente, la temporada fiscal se convierte en un proceso de confirmación en lugar de un proyecto de emergencia.

Qué hacer cuando usted reconoce los signos de advertencia

Comience por elegir un punto de corte claro. Para algunos negocios, eso significa limpieza de los registros del año a día. Para otros, especialmente los que enfrentan una fecha límite de impuestos o necesitan un préstamo, significa volver al año anterior también. El alcance depende de cuán lejos están los libros y qué decisiones o archivos se ven afectados.

A continuación, recopilar registros completos: estados bancarios y de tarjetas de crédito, estados de préstamo, informes de nómina, informes de ventas, facturas pendientes y facturas, y documentación para compras importantes o transferencias. La falta de información ralentiza la limpieza y aumenta el riesgo de hacer hipótesis que posteriormente necesiten corrección.

Entonces trabaja en orden. Reconcile cash accounts first, review income and expense categories, correct loan and credit card activity, verify loans and payables, and review the balance sheet. Una declaración de ganancia y pérdida puede parecer razonable incluso cuando el balance contiene saldos antiguos e inexplicables. Ambos informes necesitan atención.

Una vez que la limpieza esté completa, protegerla con una rutina mensualEllo puede incluir un proceso definido para la recaudación de recibos, el seguimiento de facturas, la entrada de facturas, la reconciliación, la revisión de informes y los plazos de impuestos sobre ventas o nóminas. QuickBooks puede apoyar este flujo de trabajo bien, pero el software es tan confiable como el proceso de información y revisión detrás de él.

Para los propietarios que ya llevan el trabajo de ventas, operaciones, personal y clientes, entregar el proceso a un socio de contabilidad calificado puede ser la opción práctica. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a las pequeñas empresas a convertir archivos de QuickBooks retrasados y desorganizados en registros precisos y listos para tomar decisiones, y luego los mantiene en el mes siguiente.

El momento adecuado para arreglar tus libros es antes de que formen una decisión que no puedes tomar con confianza. Los números claros le dan espacio para planear, responder y mover el negocio hacia adelante sin preguntarse qué está escondido en las cuentas.