A $42 carga en una ferretería puede significar cosas muy diferentes dependiendo de su negocio. Puede ser material de trabajo para un contratista, suministros para una tienda minorista, un gasto de reparación para un restaurante, o una compra personal que nunca perteneció a los libros. Es por eso que un confiable guía de clasificación de gastos de negocios asuntos. La Categorización no está ocupada. Es lo que convierte un alimento bancario lleno de transacciones en informes financieros que puedes confiar.

Cuando los gastos se colocan en las cuentas correctas consistentemente, se puede ver a dónde va el dinero, prepararse para impuestos con menos estrés y tomar decisiones basadas en números reales. Cuando las categorías son conjeturadas, demasiado amplias o cambiadas cada mes, su declaración de ganancia y pérdida deja de responder a las preguntas que importan.

¿Por qué las categorías de gastos afectan más que el tiempo fiscal

Los propietarios de negocios suelen pensar en la categorización de gastos cuando su preparador de impuestos pide registros finales del año. Para entonces, el trabajo suele ser más largo y más caro de lo que necesita ser. Las categorías limpias deben apoyar su negocio todo el año, no sólo durante la temporada de presentación de impuestos.

Su declaración de ganancia y pérdida debe mostrar si el trabajo está aumentando, si la publicidad está produciendo un rendimiento razonable, y si el gasto de la oficina se está convirtiendo en un desagüe silencioso en efectivo. También debe separar los costos directos de la sobrecarga. Si usted vende un producto, prepara alimentos o compra materiales específicamente para el trabajo del cliente, esos costos deben ser visibles aparte de los gastos generales de funcionamiento.

Las categorías precisas también crean un registro claro para su profesional de impuestos. El objetivo no es forzar cada transacción a la deducción más agresiva posible. El objetivo es mantener registros completos y compatibles que reflejen cómo funciona su negocio. Una categoría debe contar una historia consistente, respaldada por recibos, facturas y propósito de negocio cuando sea necesario.

Comience con un gráfico de cuentas que se ajuste a su negocio

El gráfico de cuentas es la lista organizada de categorías utilizadas en QuickBooks y otros sistemas de contabilidad. Un gráfico útil de cuentas es lo suficientemente específico para ser informativa pero lo suficientemente simple para mantener. Muy pocas categorías ocultan costos importantes. Demasiadas categorías crean confusión y hacen que los exámenes de fin de mes sean más difíciles.

Un negocio de servicios puede necesitar categorías claras para subcontratistas, nómina de sueldos, software, marketing, seguros, gastos de vehículos y suministros de oficina. Un minorista también puede necesitar compras de inventarios, honorarios de procesamiento de mercaderes, flete, embalaje y costo de las mercancías vendidas. Un contratista puede necesitar separar materiales, alquiler de equipos, permisos, mano de obra y herramientas pequeñas.

Construir categorías alrededor de decisiones que usted necesita tomar. Si usted regularmente pregunta, "¿Cuánto estamos gastando en la generación de plomo?" tiene sentido separar la publicidad de la comercialización general. Si necesita medir los costos materiales por trabajo, no los entierre en una cuenta de suministros generales.

Al mismo tiempo, evite crear una nueva categoría para cada proveedor. Una categoría es para el tipo de gasto, no el nombre del negocio que pagó. Su software de contabilidad ya registra detalles de proveedores. Usted no necesita cuentas separadas para cada estación de combustible, tienda de oficinas o proveedor de software.

Guía de clasificación de gastos de negocios: categorías comunes

La mayoría de las pequeñas empresas utilizan un grupo básico de categorías de gastos, a continuación, añadir algunas cuentas específicas de la industria donde proporcionan información significativa. Las siguientes categorías son comunes, pero la configuración correcta depende de cómo usted gana ingresos y lo que necesita para rastrear.

Publicidad y marketing: Anuncios pagados, patrocinios, materiales promocionales impresos, marketing web y ciertos costos de generación de plomo. Mantener éstos separados de las comisiones de ventas cuando las comisiones están vinculadas directamente a los ingresos cerrados.
Trabajo de contrato y nómina de sueldos: Los pagos a contratistas independientes pertenecen a una categoría diferente de los salarios de los empleados, los impuestos sobre la nómina y las prestaciones de los empleados. Esta distinción se refiere a la presentación de informes y 1099 cumplimiento.
Costo de las mercancías vendidas: Compras de productos, materiales de trabajo directos, ingredientes y otros costos directamente vinculados a lo que vende puede pertenecer aquí. El tratamiento exacto depende de su modelo de negocio y de las prácticas de inventario.
Ocupación y utilidades: Alquilar, costes relacionados con la propiedad, electricidad, Internet, servicio telefónico y gastos de funcionamiento similares pueden separarse cuando la visibilidad es útil.
Servicios profesionales: Los honorarios legales, preparación de impuestos, contabilidad, consultoría y otro soporte profesional externo generalmente encajan aquí.
Software y suscripciones: Las plataformas de contabilidad, software de programación, herramientas de gestión de relaciones con los clientes, almacenamiento en línea y aplicaciones específicas de la industria son más fáciles de gestionar cuando se agrupan de forma consistente.
Reparaciones, mantenimiento y equipo: Las reparaciones de rutina son generalmente diferentes de comprar un activo a largo plazo. Una reparación mantiene algo operativo; una compra de equipo importante puede necesitar ser registrada como un activo y manejada de manera diferente para fines fiscales.

Estas etiquetas son puntos de partida, no reglas fijas. Por ejemplo, un plan telefónico mensual puede agruparse con utilidades para un negocio y telecomunicaciones para otro. La coherencia es más valiosa que un nombre de cuenta perfecto.

Saber lo que no debe ser tratado como un gasto

Algunas transacciones dejan su cuenta bancaria pero no pertenecen al estado de ganancia y pérdida. La clasificación errónea de estos artículos es una de las maneras más rápidas de distorsionar su beneficio reportado.

Los pagos de préstamos son un ejemplo común. La porción de interés es generalmente un gasto, mientras que la porción principal reduce el saldo del préstamo. Grabar el pago completo como gasto sobreestima los costos. Del mismo modo, los pagos de tarjetas de crédito son generalmente transferencias para pagar una responsabilidad, no un segundo gasto. Los cargos de tarjeta de crédito original son donde los gastos deben clasificarse.

Los sorteos y las compras personales son otra fuente frecuente de confusión. Para propietarios únicos y muchos negocios de un solo propietario, el dinero tomado del negocio para uso personal es típicamente una transacción de equidad, no un gasto comercial. Una carrera personal de comestibles, la suscripción de transmisión familiar o la compra de ropa no comercial no debe ser empujada a una categoría de negocios simplemente porque se pagó con la tarjeta de visita.

El impuesto de ventas recogido de los clientes no es generalmente ingresos. Es dinero que tu negocio tiene antes de remitirlo a la agencia apropiada. Grabar correctamente ayuda a prevenir una imagen falsa de los ingresos y mantiene visibles las obligaciones fiscales de ventas.

Crear una rutina antes de que las transacciones se apilen

El mejor sistema de categorización es uno que puedes mantener. Esperar hasta el final del año significa confiar en la memoria, buscar recibos y hacer adivinaciones evitables. A rutina mensual de contabilidad mantiene el proceso manejable y atrapa problemas mientras que todavía son fáciles de arreglar.

Comience conectando cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito a su sistema de contabilidad, luego revise las transacciones importadas regularmente. Las reglas del banco pueden ahorrar tiempo para gastos predecibles, tales como suscripciones de software o alquiler, pero deben ser revisados periódicamente. Una regla sólo es útil si continúa enviando transacciones a la cuenta correcta.

Por cargos claros, no lo adivine. Revise el proveedor, recepción, factura o memo de pago, y documente el propósito de negocio cuando sea necesario. Si una transacción es en parte comercial y en parte personal, dividirla apropiadamente. Esto es especialmente común con los costes del vehículo, teléfonos móviles, internet en casa y viajes. El tratamiento correcto puede depender de los hechos, por lo que traer los gastos recurrentes de uso mixto a su contador o profesional de impuestos temprano.

Una vez que se clasifican las transacciones, conciliar cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito y cuenta de préstamo a la declaración. La reconciliación confirma que los libros coinciden con los registros de instituciones financieras y ayudan a identificar duplicados, entradas perdidas o transacciones publicadas en la cuenta equivocada.

Use categorías para detectar problemas y oportunidades

La clasificación de los gastos debe llevar a la acción. Después de que sus libros sean reconciliados, compare los gastos del mes actual y del año a día con períodos anteriores. Busque costos que aumentaron marcadamente, suscripciones que ya no utiliza, o una disminución del margen causada por el gasto material o laboral.

Para un negocio de servicios, separar subcontratistas de la nómina de sueldos puede revelar si el trabajo se está terminando provechosamente. Para un negocio de venta al por menor, los informes limpios de costos de venta libre pueden mostrar si los precios se mantienen al ritmo de los costos del proveedor. Para un restaurante o operador de hospitalidad, diferentes categorías de alimentos, bebidas, mano de obra y tarifas mercantes pueden facilitar la identificación de puntos de presión.

Los informes no tomarán decisiones para usted, pero le dan un punto de partida confiable. Esa es una diferencia importante al ver el saldo bancario y esperar que cuente la historia completa. Un saldo bancario saludable puede existir junto con las obligaciones atrasadas, los márgenes débiles o la próxima presión de nómina.

Cuando el apoyo profesional tiene sentido

Si sus categorías han cambiado repetidamente, sus cuentas están llenas de transacciones sin categorizar, o el tiempo fiscal siempre se convierte en un revuelto, puede ser el momento de traer apoyo. Trabajo de recogida y limpieza puede restaurar el orden, pero el mayor valor proviene de establecer un proceso que mantenga los libros correctos yendo hacia adelante.

Un socio de contabilidad puede adaptar su historial de cuentas, reconciliar el balance, identificar transacciones que necesitan aclaración, y proporcionar informes que coincidan con la forma en que se ejecuta el negocio. En Charles Giglia Bookkeeping, el enfoque no es simplemente registrar transacciones. Está creando registros financieros limpios y listos para la decisión que ayudan a los propietarios a recuperar el control de su tiempo y sus números.

Sus categorías no necesitan ser complicadas para ser útiles. Necesitan ser consistentes, compatibles y revisados con suficiente frecuencia que sus informes financieros sigan siendo una fuente de confianza en lugar de otra tarea esperando en el fondo.