Un archivo QuickBooks puede parecer ocupado y sigue siendo incorrecto. Un saldo bancario puede parecer razonable mientras que los gastos duplicados, los ingresos no categorizados, los depósitos antiguos y las cuentas no conciliadas distorsionan silenciosamente sus ganancias. Saber Cómo limpiar errores de QuickBooks es menos acerca de cambiar las transacciones rápidamente y más acerca de restaurar los registros que puede confiar al hacer nómina, precios, impuestos y decisiones de flujo de efectivo.

El enfoque más seguro es trabajar desde el banco y los documentos fuente hacia los informes, no al revés. Si sus libros han sido descuidados durante varios meses o más, resistan el impulso de hacer cambios amplios basados en lo que "se ve apagado". Una limpieza estructurada protege tu historial financiero y evita que una corrección crea tres nuevos problemas.

Empieza con un punto de limpieza claro

Antes de editar cualquier cosa, decida qué periodo está limpiando. Para muchas pequeñas empresas, eso significa que el año actual más cualquier período abierto del año anterior su profesional fiscal todavía no ha finalizado. Si ya se ha presentado una declaración de impuestos previa, los cambios en ese período deben manejarse cuidadosamente. Lo que parece un ajuste inofensivo puede afectar a los ingresos reportados, deducciones, pasivos de nómina o obligaciones fiscales de ventas.

Cree una copia de seguridad si utiliza QuickBooks Desktop. En QuickBooks Online, exportar informes clave y guardar copias de estados bancarios, estados de préstamo, informes de nómina y archivos de impuestos de ventas antes de realizar correcciones significativas. Por lo menos, preservar una ganancia y pérdidas, una hoja de equilibrio, un equilibrio de juicio, un envejecimiento de las cuentas y un envejecimiento pagadero de las cuentas para el período que se examina.

Esto le da un registro inicial y hace más fácil explicar cambios materiales a su CPA o equipo de contabilidad. También le ayuda a detectar si una corrección realmente mejora los libros o simplemente cambia un error a otra cuenta.

Reconciliar cada banco, tarjeta de crédito y cuenta de préstamo

La reconciliación es la base de una limpieza fiable. QuickBooks debe estar de acuerdo con el saldo final de cada banco o declaración de tarjeta de crédito, mes a mes. Comience con el mes más antiguo y avance en orden. Saltar adelante puede ocultar errores y hacer meses más difíciles de resolver.

Al reconciliarse, investigue las transacciones que no tienen un partido claro. Los problemas comunes incluyen una transacción ingresada dos veces, un producto alimentado por un banco que se agregó en lugar de igualar, una compra personal registrada como un gasto comercial, o una transferencia clasificada como ingresos o gastos. Un pago hacia una tarjeta de crédito o préstamo es otro problema frecuente. El pago en sí es generalmente una reducción de transferencia o responsabilidad, no un segundo gasto si las compras subyacentes ya se registraron.

No forzar una reconciliación entrando en un ajuste vago simplemente para alcanzar una diferencia cero. Hay situaciones limitadas cuando un ajuste aprobado por contadores es apropiado, pero nunca debe sustituir la búsqueda de la cuestión real. Una reconciliación forzada puede hacer que la cuenta parezca correcta al dejar sus informes inexactos.

Cuidado con las viejas transacciones reconciliadas que cambiaron

Si una cuenta previamente conciliada ya no coincide con la declaración, compruebe las transacciones eliminadas, editadas o recién eliminadas. Las herramientas de auditoría QuickBooks pueden mostrar quién cambió una transacción y cuándo. Revertir una reconciliación válida o eliminar viejas entradas sin entender su efecto puede crear una reacción en cadena a lo largo de varios meses.

Cómo limpiar los errores de QuickBooks en el banco

Los alimentos bancarios ahorran tiempo, pero no son de contabilidad. QuickBooks hace sugerencias basadas en actividades anteriores, y esas sugerencias pueden ser erróneas. Revise el pago, fecha, cantidad, categoría y tratamiento fiscal antes de agregar una transacción.

Comience por identificar duplicados. Los registros duplicados a menudo ocurren cuando un propietario introduce manualmente un cheque, pago de facturas, pago de facturas o depósito y luego añade la misma transacción de la alimentación bancaria. Buscar por cantidad, fecha, proveedor y cuenta. Si dos entradas representan el mismo evento, determinar cuál está conectado a la actividad bancaria real antes de eliminar el duplicado.

A continuación, revise las cuentas sin categorizar y tipo suspense. Transacciones sentadas en Ingresos No Categorizados, Gastos No Categorizados, Pregunte a mi Contador, Fondos No Depuestos, o una cuenta de compensación genérica necesita una explicación. Estas cuentas pueden ser útiles temporalmente durante una limpieza, pero no deben convertirse en almacenamiento permanente para las transacciones que nadie entiende.

Para depósitos, verifique si la cantidad representa un pago o varios pagos al cliente combinados en un solo depósito bancario. Los minoristas, contratistas y empresas de hospitalidad comúnmente reciben depósitos agrupados a través de procesadores de pago. Registrar el depósito completo como una venta puede sobreestimar los ingresos o dejar las facturas del cliente sin pagar. Coincide con el acuerdo de procesador a las ventas relacionadas, tarifas, reembolsos y diferencias de tiempo.

Revisar Ingresos, Gastos y Actividad Propietaria

Una vez que las cuentas se reconcilian, ejecute un beneficio detallado y pérdidas por mes. Busque grandes oscilaciones, categorías de gastos negativos, ingresos registrados en la cuenta equivocada, o gastos que aparecen en lugares inusuales. El objetivo no es hacer que cada mes parezca idéntico. La estacionalidad es real. El objetivo es asegurarse de que la historia de los informes coincida con cómo funciona el negocio.

Preste mucha atención a la actividad del propietario. Las compras personales pagadas por la cuenta de negocio, las contribuciones del propietario, los sorteos, los reembolsos y las distribuciones de accionistas o socios requieren un tratamiento consistente. Categorizar todos los retiros del propietario como nómina de sueldos, gastos o artículos diversos puede distorsionar tanto la rentabilidad como la equidad.

También revise las transacciones recurrentes. Una entrada recurrente puede haber continuado después de que una suscripción terminó, un préstamo fue pagado, o un vendedor cambió los términos de facturación. Las normas vigentes son convenientes, pero necesitan supervisión periódica.

Errores correctos sin borrar la ruta de auditoría

Al corregir una transacción, elija el método que preserve la claridad. Editar es a menudo apropiado para un simple error de codificación en un período abierto. Para cuestiones más importantes, especialmente en un período cerrado, una entrada de la revista o un ajuste debidamente documentado puede ser más seguro. El método adecuado depende de la transacción, el tipo de entidad, y si los impuestos o estados financieros anteriores están involucrados.

Evite eliminar las transacciones sólo porque son confusas. Primero determinan lo que representan, si limpian el banco, y si otra transacción depende de ellos. La eliminación puede romper los pagos de facturas, los registros de impuestos de ventas, las conciliaciones y la actividad de nómina vinculada.

Cuentas Limpias Receptibles y Cuentas Pagables

Un beneficio y pérdida saludables no es suficiente si los saldos de clientes y los saldos de proveedores son inexactos. Cuentas de examen facturas antiguas, pagado fuera de QuickBooks, duplicado o aplicado al cliente incorrecto. Si un cliente pagado por cheque o tarjeta, pero el pago fue registrado como un nuevo depósito en lugar de aplicar a la factura, el informe de envejecimiento mostrará el dinero que no se debe realmente.

Haz lo mismo con el envejecimiento pagable de cuentas. Las cuentas antiguas pueden ser obligaciones legítimas no pagadas, pero también pueden ser entradas duplicadas o facturas que fueron pagadas directamente desde el banco sin ser marcadas pagadas en QuickBooks. Nunca anotar viejos equilibrios casualmente. Confirme el estado con el cliente, el proveedor y la documentación fuente primero.

Si cobra impuestos de ventas, compare QuickBooks informes sobre la responsabilidad fiscal a presentar devoluciones y pagos. Los errores fiscales de ventas pueden ser costosos porque el negocio puede deber impuestos incluso cuando los fondos ya no están disponibles. Las obligaciones de nómina merecen el mismo cuidado. Las transacciones de nómina deben corregirse con especial precaución porque afectan los registros de los empleados y los archivos fiscales.

Validar los informes que impulsan las decisiones

Después de que las correcciones estén completas, vuelva a publicar sus informes básicos y comparelos a los registros de fuentes. La hoja de balance debe mostrar saldos bancarios, tarjetas de crédito, préstamo, responsabilidad de nómina y responsabilidad fiscal de ventas que tengan sentido. The Profit and Loss should reflect real operating activity, not duplicate bank-feed entries or catch-all categories.

Revise la hoja de equilibrio con escrutinio extra. Una limpieza que se centra sólo en los ingresos y los gastos puede dejar pasivos antiguos, cuentas de activos negativos, pagos no solicitados y fondos no resueltos. Estos saldos importan porque afectan la exactitud del valor comercial, la posición en efectivo y los estados financieros impuestos.

Para los propietarios de negocios con meses o años de retraso, la ayuda profesional es a menudo la opción más económica. La compensación es directa: hacerlo usted mismo puede ahorrar dinero en efectivo por adelantado, pero puede consumir tiempo operativo valioso y crear exposición fiscal si los problemas subyacentes son mal entendidos. Charles Giglia Bookkeeping se acerca a la limpieza como un camino para reportar mensualmente confiable, no una solución cosmética única.

Los libros limpios deben facilitar la próxima decisión. Una vez que sus registros de QuickBooks sean reconciliados, organizados y revisados, protejan ese progreso con un proceso de cierre mensual. El alivio no es sólo tener errores eliminados. Es capaz de mirar sus números y avanzar con confianza.