Cuando tus libros están detrás, todo se siente más difícil. Usted duda antes de hacer compras, los plazos fiscales llevan más estrés de lo que deberían, y el flujo de efectivo se convierte en un juego de adivinanza. Una lista de control de contabilidad de pequeñas empresas confiable le da una manera sencilla de mantenerse organizado, mantener sus registros exactos y evitar la limpieza de último minuto cuando su CPA necesita respuestas.

Bookkeeping no se trata sólo de registrar transacciones. Es el sistema que le dice si el negocio es saludable, donde el dinero está filtrando, y lo que necesita atención antes de que un pequeño problema se convierte en un caro. Para la mayoría de los propietarios, el objetivo real no está haciendo más trabajo de administración. Está teniendo números limpios y corrientes en los que puedes confiar.

Qué lista de control de contabilidad de negocios debe hacer realmente

Una lista de verificación útil debe ayudarle a mantener libros precisos sin crear más confusión. Eso significa que tiene que estar atado al momento. Algunas tareas pertenecen a su ritmo semanal, algunas deben ocurrir al final del mes, y algunas necesitan atención trimestral o anual.

El proceso adecuado también depende de su modelo de negocio. Un contratista que rastrea los costos de trabajo, una tienda minorista que gestiona el inventario, y un negocio de servicios con facturas recurrentes no todos necesitarán el mismo nivel de detalle. Pero las responsabilidades básicas de contabilidad son consistentes en casi todas las pequeñas empresas.

Tareas semanales de contabilidad que previenen problemas mayores

Comience con su actividad bancaria y tarjeta de crédito. Las transacciones deben importarse o introducirse rápidamente y clasificarse correctamente. Esperar demasiado tiempo crea una acumulación, y una vez que sucede, los propietarios tienden a confiar en la memoria. Ahí empiezan los errores.

Revisa los depósitos y confirma que coinciden con los pagos de clientes reales. Si usted utiliza la facturación, asegúrese de que las facturas abiertas todavía son coleccionables y no silenciosamente envejecimiento pasado debido. Importaciones fuertes de gestión de cuentas por cobrar porque el beneficio en papel no ayuda si el efectivo no ha llegado.

También debe revisar los pagos salientes cada semana. Busque cargos duplicados, suscripciones que olvidó, facturas de proveedores que no han sido ingresadas, y gastos publicados en la categoría equivocada. Las pequeñas malcategorizaciones pueden parecer inofensivas, pero con el tiempo distorsionan la presentación de informes y dificultan la preparación de impuestos.

Si recoges impuesto sobre las ventas, este es un buen momento para confirmar que las ventas imponibles se están rastreando correctamente. Los errores fiscales de ventas tienden a crecer en el fondo. Para cuando un negocio los nota, la limpieza es a menudo más dolorosa que la tarea original.

La nómina de sueldos también debe vigilarse de cerca. Incluso si la nómina es automatizada, usted todavía quiere confirmar salarios, impuestos y pasivos del empleador están publicando correctamente en sus libros. Los errores de nómina pueden afectar el flujo de efectivo, los archivos de impuestos y los informes de fin de año.

Lista mensual de verificación de contabilidad de pequeñas empresas

El mes es donde la contabilidad pasa de la entrada de datos al control financiero. Este es el punto donde confirmas que tus registros están completos y tus informes reflejan la realidad.

Reconcile cada cuenta bancaria y tarjeta de crédito

Este es uno de los elementos más importantes de cualquier lista de control de contabilidad de pequeñas empresas. La reconciliación significa equiparar las transacciones en su sistema de contabilidad a sus estados bancarios y de tarjetas de crédito. Si una cuenta no se concilia, no puede confiar plenamente en el equilibrio.

Las cuentas no conciliadas suelen ocultar transacciones perdidas, entradas duplicadas, errores bancarios o gastos del propietario que nunca se identificaron correctamente. Si sólo haces un control de contabilidad consistentemente cada mes, hazlo éste.

Revisar los informes sobre pérdidas y pérdidas y balance

No solo genere informes. Léelos. Su declaración de ganancias y pérdidas debe mostrar si los ingresos y gastos tienen sentido en comparación con los meses anteriores. Su balance debe reflejar saldos bancarios razonables, saldos de préstamos, saldos de tarjetas de crédito y pasivos fiscales.

Si un informe se ve mal, probablemente lo es. Un saldo negativo de activos, una categoría de gasto inusualmente baja, o un salto repentino en ingresos puede ser una señal de que las transacciones se publicaron incorrectamente. El reportaje exacto es lo que convierte la contabilidad en algo útil para la toma de decisiones.

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Revisa quién te debe dinero y lo que debes a otros. Para las cuentas por cobrar, mire el envejecimiento y el seguimiento de las facturas atrasadas. Para las cuentas por pagar, se introducen las facturas, se registran las fechas debidas, y las necesidades de efectivo son visibles antes de que los pagos lleguen.

Aquí es donde muchos pequeños negocios sienten presión primero. Una empresa rentable todavía puede sentirse maltratada si las colecciones son lentas o las facturas no se gestionan proactivamente.

Pagos récord de préstamo, sorteos del propietario y otras transacciones especiales

Estos son comúnmente mal manejados. Los pagos de préstamos deben dividirse correctamente entre el principal y el interés. Los sorteos del propietario no deben ser publicados como gastos de negocios. Las transferencias entre cuentas no deben registrarse como ingresos.

Estos detalles importan porque afectan tanto la exactitud de sus libros como la calidad de sus informes fiscales. También son los tipos de problemas que crean trabajo de limpieza más tarde si se ignoran ahora.

Confirme el impuesto sobre las ventas y las obligaciones en la nómina

Al final de cada mes, revise lo que se ha recaudado o acumulado para impuestos sobre ventas y nóminas. Asegúrese de que esos saldos se ajusten a los plazos de presentación y pago. Si esperas hasta un plazo para investigar, hay menos espacio para corregir los errores con calma.

Tareas trimestrales y anuales para mantener los libros preparados

Algunos problemas de contabilidad no necesitan atención semanal, pero nunca deben ser dejados hasta el último minuto.

Trimestralmente, revise los impuestos estimados con su profesional de impuestos si es aplicable y asegúrese de que sus libros son lo suficientemente actuales para apoyar la planificación. Este también es un momento inteligente para ver las tendencias. ¿Se están reduciendo los márgenes? ¿Los costos de la nómina crecen más rápido que los ingresos? ¿Una línea de servicio lleva el negocio más que los otros?

Anualmente, verifique la información del contratista 1099 informes, limpiar las transacciones sin categorizar, revisar las compras de activos fijos y asegurarse de que los informes de nómina final del año se empatan adecuadamente. Si utiliza QuickBooks, la precisión de fin de año importa porque uno decisión equivocada de configuración puede afectar los informes durante todo el año.

Este es también el punto de revisar si su proceso de contabilidad todavía encaja en el negocio. ¿Qué funcionó en $250.000 ingresos pueden no funcionar $1 millón. El crecimiento generalmente crea más transacciones, más responsabilidades de cumplimiento y menos tolerancia para sistemas descuidados.

Errores de registro comunes

Una lista de verificación sólo ayuda si se sigue correctamente. Uno de los mayores errores es tratar la contabilidad como una emergencia de una vez en cuarto. Para entonces, los detalles se olvidan, los documentos faltantes se acumulan, y el costo de la fijación de errores aumenta.

Otro problema común es confiar demasiado en los alimentos bancarios sin revisión. La automatización ahorra tiempo, pero no reemplaza el juicio. El software puede sugerir categorías. No siempre puede saber si un pago era un préstamo, compra de equipo, gastos reembolsables o distribución del propietario.

Muchos propietarios también saltan las conciliaciones porque el saldo de la cuenta se ve lo suficientemente cerca. Lo suficientemente cerca no es lo mismo que correcto. Unas pocas partidas o transacciones duplicadas pueden afectar en silencio a varios meses de presentación de informes.

Luego está la trampa de limpieza. Las empresas a menudo esperan hasta la temporada fiscal para ordenar libros antiguos, esperando que el CPA lo maneje. En realidad, la mayoría de los CPA necesitan números limpios para hacer su trabajo bien. Cuando la contabilidad es incompleta, la preparación de impuestos se vuelve más lenta, más cara y más estresante.

Cuándo manejarlo usted mismo y cuándo conseguir ayuda

Algunos propietarios pueden gestionar una lista de verificación básica interna, especialmente en las primeras etapas del negocio. Si el volumen de transacción es bajo, los sistemas son simples, y usted revisa los libros de forma consistente, un enfoque de sí mismo puede funcionar por un tiempo.

Pero hay un punto de inflexión. Si las conciliaciones están atrasadas, los informes no tienen sentido, el impuesto de ventas no está claro, las entradas de nómina son desordenadas, o su CPA sigue pidiendo correcciones, es hora de traer apoyo. Eso es especialmente cierto si la contabilidad está alejando su atención de las ventas, operaciones o el trabajo del cliente.

El socio de contabilidad adecuado hace más que captar la entrada de datos. Creen estructura, corrieron errores, mantienen registros limpios y le dan informes que apoyen las decisiones. Para muchos negocios, ahí es donde comienza el alivio real. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los pequeños propietarios de negocios a salir de la niebla financiera y en un sistema en el que pueden confiar.

Una manera práctica de utilizar esta lista de verificación

Mantenga su lista de verificación atada a su calendario, no a su memoria. Asignar responsabilidades semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Documento que maneja cada paso y donde se almacenan los registros de soporte. Si trabajas con un contable, asegúrate de que las expectativas sean claras sobre el tiempo, los informes y los elementos de seguimiento.

El mejor proceso de contabilidad es el que realmente se hace y produce números exactos sin simulacros de fuego constantes. No necesita ser complicado. Debe ser consistente, revisado y ajustado a medida que crece el negocio.

Un conjunto limpio de libros le da más que cumplimiento. Te da espacio para pensar claramente, actuar más rápido, y dirigir el negocio con confianza en lugar de adivinar.