Sus libros no deben convertirse en un problema de última noche después de un día completo de servir a los clientes, gestionar empleados y apagar incendios operativos. Sin embargo, para muchos propietarios, la decisión de contabilidad en casa versus virtual surge sólo después de las conciliaciones perdidas, el flujo de efectivo impuro, o una solicitud urgente de su CPA.

La respuesta correcta no se trata de elegir la opción más familiar. Se trata de elegir una estructura de contabilidad que le da información precisa, soporte confiable, y suficiente visibilidad financiera para ejecutar el negocio con confianza.

In-House Versus Virtual Bookkeeping: ¿Qué cambios?

La contabilidad interna significa contratar a un empleado que trabaja dentro de su negocio, ya sea en el sitio o remotamente como parte de su equipo interno. Esa persona puede manejar transacciones diarias, facturación, pago de facturas, apoyo a la nómina, conciliaciones y presentación de informes financieros. Para algunas empresas, especialmente aquellas con un alto volumen de actividad diaria, este arreglo puede tener sentido.

La contabilidad virtual significa trabajar con una firma de contabilidad externa que gestiona sus libros a través de sistemas seguros basados en la nube, normalmente utilizando QuickBooks y aplicaciones integradas. Su equipo de contabilidad trabaja desde fuera de su oficina pero tiene acceso a los registros, alimentación bancaria, documentos y sistemas necesarios para mantener sus libros actualizados.

La ubicación del contable es sólo una diferencia. La mayor distinción es el tipo de apoyo, la profundidad de los conocimientos especializados, la estructura de costos y la supervisión interna que cada opción requiere.

El costo es más que un salado

El salario o salario por hora de un contable interno es sólo parte del costo. También puede ser responsable de los impuestos de nómina, beneficios, tiempo de pago, entrenamiento, software, equipo, y el tiempo que se necesita para gestionar el papel. Si ese empleado sale, usted también se enfrenta al costo de reclutar, a bordo y capturar los libros mientras la posición está abierta.

A servicio de contabilidad virtual generalmente cobra una cuota mensual basada en el nivel de complejidad y actividad de su negocio. Esa estructura puede ser más predecible para los propietarios que quieren libros profesionales sin añadir otro empleado a la nómina. Usted está pagando por un servicio definido, sistemas y acceso a conocimientos de contabilidad en lugar de financiar los costos de empleo de una sola persona.

Eso no hace automáticamente el soporte virtual más barato en cada caso. Una empresa con extensas transacciones diarias de efectivo, un gran departamento de finanzas internas o requisitos de industria altamente especializados puede necesitar un papel interno dedicado. Pero para muchas pequeñas empresas, la contabilidad virtual proporciona un camino más eficiente a la gestión financiera consistente.

Al comparar las propuestas o los costos de los empleados, mire más allá del número de titulares. Pregunte qué se incluye: conciliaciones mensuales, informes financieros, cuentas por pagar, apoyo a cuentas por cobrar, impuestos de venta, coordinación de nóminas, preparación de 1099, mantenimiento de QuickBooks y preparación al final del año. Un precio bajo no es un ahorro si los libros todavía requieren una limpieza significativa antes de la temporada fiscal.

Control viene de sistemas claros, no un escritorio en su oficina

Los propietarios a menudo se preocupan de que un contable externo significa menos control. En la práctica, el control depende de si el trabajo es organizado, visible y revisado en un calendario fiable.

Una fuerte relación de contabilidad virtual le da acceso seguro a su archivo QuickBooks, procedimientos claros de búsqueda de documentos y informes oportunos que puede utilizar. Usted debe saber qué facturas necesitan aprobación, dónde puestos de efectivo, qué clientes están retrasados, y qué sus estados financieros mensuales le están diciendo. El objetivo no es crear más software o más pasos. Es hacer que los números sean más fáciles de entender y actuar.

Un contable interno puede ofrecer acceso inmediato cuando surgen preguntas, especialmente en una oficina ocupada, tienda o sitio de trabajo. Sin embargo, la proximidad no garantiza precisión. Si un empleado es responsable de entrar en transacciones, pagar facturas, reconciliar cuentas y reportar resultados sin revisión consistente, los errores pueden permanecer ocultos durante meses.

Los equipos virtuales pueden crear una separación saludable entre las tareas financieras y llevar a los procesos de revisión estandarizados al trabajo. Para los propietarios, eso puede significar menos sorpresas y mejor documentación. La clave es elegir un proveedor que se comunica claramente y funciona dentro de un proceso de aprobación que se ajuste a su negocio.

Más de lo que la mayoría de los propietarios espera

Un solo librero interno aporta la experiencia de una persona. Pueden ser excelentes en el procesamiento diario, pero su conocimiento puede ser limitado cuando aparece un problema complejo, como el impuesto de ventas en estados, una corrección de nómina, un problema de configuración de QuickBooks, o un atraso de cuentas no conciliadas.

Con una firma virtual de contabilidad, a menudo está ganando acceso a un proceso de equipo y la experiencia de QuickBooks enfocados. Eso importa cuando su negocio necesita más que la entrada de transacción. Los libros limpios requieren una asignación correcta de cuentas, categorización consistente, cuentas bancarias conciliadas y tarjetas de crédito, e informes financieros que reflejen la realidad.

La cobertura es otra consideración práctica. Los empleados toman vacaciones, enferman, y a veces se van inesperadamente. Si una persona tiene todos los detalles de su proceso financiero, su ausencia puede convertirse rápidamente en una interrupción del negocio. Un proveedor virtual debe haber documentado los flujos de trabajo y la cobertura de equipo así que el trabajo mensual continúa incluso cuando una persona no está disponible.

Esto es especialmente valioso para los propietarios que han vivido a través de un manual de contabilidad que salió mal. Recuperar registros de la bandeja de entrada de un empleado, archivos de escritorio o notas incompletas crea estrés innecesario. Los sistemas compartidos y los procesos documentados protegen el negocio, no sólo el contable.

Cuando un Bookkeeper In-House puede ser el mejor ajuste

El soporte interno puede ser una opción práctica cuando el trabajo de contabilidad debe suceder durante todo el día y requiere presencia física regular. Por ejemplo, un negocio que maneja un efectivo sustancial, grandes volúmenes de documentos de papel, o actividad de inventario frecuente en el sitio pueden beneficiarse de un empleado interno que puede gestionar esos flujos de trabajo en tiempo real.

También puede ser apropiado cuando su empresa ha crecido en una función de finanzas más grande con un controlador, gerentes de departamento y controles internos establecidos. En ese escenario, el contable es parte de un equipo más amplio en lugar de la única persona responsable de los libros.

Incluso entonces, un contable interno puede beneficiarse de ayuda externa con la capacitación de QuickBooks, proyectos de limpieza, integraciones del sistema o una revisión independiente de los procesos financieros. La elección no siempre tiene que ser todo o nada.

Cuando la contabilidad virtual es generalmente la elección más fuerte

La contabilidad virtual es a menudo un ajuste excelente para las empresas operadas por el propietario que necesitan libros mensuales confiables pero no necesitan un empleado a tiempo completo. Contratistas, empresas de servicios profesionales, operadores minoristas, empresas de hostelería y empresas locales en crecimiento común entran en esta categoría.

Es particularmente útil cuando sus libros actuales están detrás, su CPA repetidamente tiene que pedir información perdida, o usted no puede responder con confianza preguntas básicas sobre el beneficio y el flujo de efectivo. Un equipo virtual calificado puede organizar registros históricos, establecer un proceso más limpio y mantener los libros mes tras mes.

El soporte virtual también funciona bien para empresas con empleados remotos, múltiples ubicaciones o propietarios que viajan. Debido a que los sistemas están basados en la nube, el proceso financiero no depende de estar en una oficina. Lo que importa es que los recibos, las facturas, las aprobaciones y la actividad bancaria pasan por un flujo de trabajo consistente.

Cómo tomar la decisión correcta para su negocio

Comience con el trabajo real que su negocio necesita completado cada mes. Considere el volumen de transacción, el número de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, la complejidad de la nómina, los requisitos de impuestos de ventas, las facturas pendientes, las necesidades de pago de facturas, y si sus libros son actuales.

Entonces considere el nivel de información que necesita. Si sólo recibes un rentabilidad y declaración de pérdidas una vez al año, usted está manejando desde el espejo retrovisor. Las conciliaciones mensuales y la presentación de informes preparados para tomar decisiones le ayudan a ver las tendencias antes, identificar los problemas de gastos, hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar y planificar los impuestos antes de que los plazos se conviertan en emergencias.

Antes de contratar a alguien, obtener respuestas claras a algunas preguntas prácticas. ¿Quién conciliará cada cuenta? ¿Quién revisa el trabajo para la precisión? ¿Cuán rápido recibirás informes mensuales? ¿Qué pasa si el contable principal no está disponible? ¿Y cómo será la transición si sus libros existentes necesitan limpieza?

El mejor proveedor o empleado debe hacer estas respuestas simples. El mantenimiento de libros debe reducir su carga de trabajo, no crear otra persona o proceso que usted tiene que perseguir.

Un punto de partida mejor que una decisión de negociación

Si sus libros están desorganizados, no necesita resolver cada pregunta de la plantilla financiera inmediatamente. Empieza por conseguir el registros limpios y entender lo que se necesita para mantenerlos correctamente. Una vez que conoce su volumen de trabajo mensual, las necesidades de presentación de informes y las lagunas del sistema, el nivel adecuado de apoyo se vuelve mucho más fácil de ver.

Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los pequeños propietarios de negocios a volver atrasados, confundiendo archivos QuickBooks en libros limpios y llenos de impuestos y un proceso mensual manejable. Ya sea que en última instancia elija ayuda interna, soporte virtual o una mezcla de ambos, números precisos le dan una base más fuerte para cada decisión que sigue.

La configuración correcta de contabilidad es la que te permite dejar de preguntar si los números son correctos y empezar a utilizarlos para mover tu negocio hacia adelante.