Un archivo QuickBooks puede verse organizado mientras todavía le da la respuesta incorrecta sobre el flujo de efectivo, las ganancias o las obligaciones fiscales. Por eso es un pensamiento lista de verificación de configuración de libros rápidos asuntos. Configurar el software correctamente al principio crea registros confiables más tarde, cuando usted necesita para precio de un trabajo, pagar un proveedor, solicitar financiación o limpiar libros a su profesional de impuestos.

El objetivo no es llenar cada configuración que ofrece QuickBooks. El objetivo es construir un sistema financiero que refleje cómo su negocio realmente gana, gasta, factura y paga. Para un propietario ocupado, la configuración correcta reemplaza las adivinanzas mensuales con números claros y menos sorpresas de temporada fiscal.

QuickBooks Configuración Lista de verificación: Comience con las bases de negocio

Antes de introducir transacciones, asegúrese de que el archivo de la empresa es preciso. Elija la suscripción correcta QuickBooks para sus necesidades, ingrese el nombre de empresa legal, dirección de negocios, identificación fiscal federal, año fiscal e industria. Estos detalles influyen en los formularios, informes, ajustes de nómina y configuración fiscal de ventas, por lo que no deben ser tratados como una idea posterior.

Si usted opera más de una entidad, no los combine en un archivo simplemente porque las empresas comparten un propietario o una cuenta bancaria. Las entidades jurídicas separadas necesitan libros separados. Mezclarlos puede parecer conveniente a corto plazo, pero crea complicaciones de reportaje e impuestos que son más difíciles de arreglar más adelante.

Elija su método de contabilidad de forma deliberada

QuickBooks puede soportar en efectivo y cuentas devengadas reportando. Muchas pequeñas empresas presentan impuestos en efectivo, lo que significa que los ingresos y los gastos cuentan cuando el dinero cambia las manos. Los ingresos de los informes devengados se obtienen y los gastos cuando se efectúan, lo que puede ofrecer una visión más clara de los resultados de las empresas con cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario o contratos más grandes.

No hay una respuesta universal correcta. Su profesional de impuestos puede recomendar un método para presentar, mientras que los informes de gestión se benefician de otra vista. Lo que importa es entender qué informes usted está revisando y utilizando consistentemente cuando toma decisiones.

Construya una carta de cuentas que realmente utilizará

Su carta de cuentas es el marco detrás de cada informe. Debe ser lo suficientemente detallado para explicar a dónde va el dinero, pero no tan detallado que clasificar las transacciones se convierte en una tarea difícil. Un contratista puede necesitar categorías de ingresos separadas para llamadas de trabajo, materiales y servicios. Un negocio minorista puede necesitar ventas de productos, ingresos de envío, honorarios de mercader, inventario y costo de los bienes vendidos.

Evite crear una cuenta para cada proveedor o cada gasto menor. "Office supplies", "suscripciones de software", y "tribuciones profesionales" son generalmente más útiles que cuentas de gastos separados para cada empresa que paga. Los proveedores pertenecen a la lista de proveedores; las cuentas deben describir el tipo de transacción.

También revise las cuentas predeterminadas QuickBooks crea. Confirme que se están utilizando correctamente los honorarios bancarios, los fondos no depositados, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los impuestos de venta, las obligaciones en concepto de nómina de sueldos, los sorteos del propietario y los ingresos retenidos. Estas cuentas a menudo se convierten en áreas problemáticas cuando la configuración se apresura.

Conectar Cuentas Financieras, Luego proteger los datos

Los alimentos bancarios ahorran tiempo, pero no son de contabilidad. Conectar una cuenta solo trae transacciones a QuickBooks. Alguien todavía necesita revisar lo que representa cada transacción, verificar fechas y cantidades, y reconciliar la cuenta con el estado bancario.

Conecta tus cuentas bancarias operativas, tarjetas de crédito comercial, préstamos y procesadores de pago. Para empresas que cobran pagos a través de plataformas como Stripe, Square, PayPal, o un sistema de punto de venta, asegúrese de que los depósitos se registran de una manera que separa las ventas brutas, las tasas de procesamiento, los reembolsos, consejos y el impuesto de ventas. Grabar sólo el depósito neto subestimará los ingresos y ocultará los honorarios.

Mantener la actividad personal Fuera del archivo

Se debe utilizar una cuenta bancaria comercial para actividades empresariales. Cuando el gasto personal y empresarial se mezcla, los libros se vuelven menos fiables y la limpieza se vuelve más costosa. Si un propietario paga un artículo personal de la cuenta de negocio, regístrelo correctamente como sorteo, distribución, distribución de accionistas o actividad de préstamo basado en el tipo de entidad y la orientación del profesional de impuestos.

El mismo principio se aplica al dinero que un propietario pone en el negocio. No es ingresos de ventas. Puede ser una contribución del propietario, una contribución de capital o un préstamo. La clasificación afecta al balance, por lo que estas transacciones merecen más atención que una categoría "miscelánea" rápida.

Establecer acceso de usuario antes de compartir el archivo

Dar a cada persona sólo el acceso que necesitan. Un empleado que entra en pagos al cliente no necesita necesariamente acceso a la nómina de sueldos o saldos bancarios. Un contable externo puede necesitar acceso contable, mientras que un profesional de impuestos puede necesitar informes o acceso contable.

Utilice accesos únicos en lugar de una contraseña compartida, encienda la autenticación multifactorial y revise los permisos de usuario como cambios de roles. Los buenos controles de acceso reducen los errores y hacen más fácil ver quién entró o cambió una transacción.

Configuración de clientes, proveedores, productos y flujos de trabajo de pago

Las listas en QuickBooks no son desorden administrativo. Manejan la calidad de su reportaje. Configurar los nombres de los clientes de forma consistente, especialmente si múltiples personas crean facturas. Decide si los clientes deben ser introducidos bajo un individuo, un nombre de negocio, o ambos. Los registros de clientes duplicados hacen que los informes de cuentas por cobrar sean más difíciles de confiar.

Cree registros de proveedores, contratistas, propietarios y proveedores de servicios. Collect Formularios W-9 de proveedores elegibles antes de fin de año, no después. Este hábito simple hace 1099 procesamiento mucho menos estresante y reduce el riesgo de falta de información cuando se acercan los plazos.

Crear productos y servicios que coincidan como usted vende

Para las empresas de servicios, productos y servicios pueden rastrear trabajos facturables como consultoría, mantenimiento, instalación o trabajo por hora. Para los minoristas y empresas que venden bienes físicos, estos registros también pueden rastrear el inventario, los precios de venta, los costos de compra y el tratamiento fiscal de ventas.

Mantenga los nombres claros y coherentes. Si desea saber qué línea de servicio es más rentable, los artículos en facturas deben ser utilizados de forma fiable. Hay un intercambio aquí: demasiados artículos limitan los detalles útiles, mientras que demasiadas variaciones hacen que la facturación sea lenta e inconsistente. Comience con los servicios o grupos de productos que afectan significativamente los precios, el trabajo y la rentabilidad.

Decide cómo facturar y Bills se moverán a través del negocio

Establecer términos de pago, plantillas de facturas, recordatorios de pago tardío y procedimientos de depósito antes de que las facturas comiencen a salir. Sus cuentas por cobrar deben responder preguntas prácticas: ¿Quién envía la factura? ¿Cuándo se envía? ¿Quién sigue? ¿Dónde se depositan los pagos al cliente? ¿Cómo se manejan los pagos parciales?

Haz lo mismo por las facturas. Entrar facturas de proveedores cuando se reciben puede dar una visión más realista de las próximas necesidades de efectivo que esperar hasta que el pago despeje el banco. Esto es especialmente útil para contratistas, operadores de hostelería y empresas con costos recurrentes de proveedores. Si el volumen es bajo y la presentación de informes en efectivo es suficiente, los gastos de registro cuando se paga pueden ser apropiados. La clave es elegir un proceso que el negocio puede mantener.

Configure Payroll and Sales Tax Con cuidado

Los impuestos de nómina y ventas son áreas de cumplimiento donde un pequeño error de configuración puede convertirse en un problema costoso. No asuma QuickBooks puede determinar cada obligación sin insumos precisos. Reglas estatales y locales, ubicaciones de empleados, tipos de productos y requisitos de nexos todo materia.

La nómina de sueldos necesita más nombres de empleados

Antes de ejecutar la nómina de sueldos, confirme las inscripciones federales y estatales de la empresa, los plazos de depósito de impuestos, los períodos de pago, tipos de compensación, deducciones, beneficios y clasificaciones de trabajadores. Los empleados y contratistas independientes no son intercambiables. La misclasificación puede llevar a la exposición fiscal, las sanciones y los trabajadores infelices.

Ingrese la información del empleado cuidadosamente, incluyendo formularios de retención y detalles de depósito directo, luego revise la primera nómina de pago antes de finalizarla. Las obligaciones en materia de nómina deben conciliarse periódicamente para que los pagos tributarios y las deducciones de beneficios no se acumulen en forma silenciosa como saldos no explicados.

Impuestos de ventas deben coincidir qué y dónde usted vende

Si su negocio vende bienes o servicios imponibles, configura el impuesto de ventas basado en las jurisdicciones donde tiene la obligación de cobrarlo. La fiscalidad puede diferir por estado e incluso por categoría de producto o servicio. Una tienda local, un vendedor en línea, y un contratista que trabaja a través de líneas estatales pueden necesitar un enfoque diferente.

El impuesto de ventas recaudado de clientes no es ingresos. Es una responsabilidad adeudada a una autoridad fiscal. Revise el informe sobre la responsabilidad fiscal de ventas antes de presentar cada declaración, confirme el período de presentación y ventas imponibles, y conserve registros de apoyo. Tratar las recaudaciones de impuestos como efectivo disponible es una fuente común de presión evitable.

Establezca una rutina mensual cercana desde el primer día

Incluso un archivo QuickBooks perfectamente diseñado pierde valor si nadie lo revisa. Un cierre mensual convierte las transacciones crudas en información financiera lista para decisiones. Reconciliar cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito, préstamo y cuenta del procesador de pago a la declaración correspondiente. Revisa las transacciones no asignadas, las entradas duplicadas, las comprobaciones definitivas, las facturas no pagadas, las facturas no pagadas y los cambios inusuales en los ingresos o gastos.

Entonces revise el rentabilidad y declaración de pérdidas, balance y cuentas por cobrar informe de envejecimiento. Pregunte si los números coinciden con lo que sucedió operacionalmente. Si los ingresos aumentaron, ¿la mano de obra y los materiales aumentaron como se esperaba? Si el efectivo es ajustado, ¿es la cuestión de los pagos lentos de los clientes, los altos gastos, los pagos de la deuda, las compras de inventarios o los impuestos de ventas?

El papel de un contable no es sólo para que los informes se vean completos. Es para asegurarse de que dicen la verdad sobre el negocio. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a los propietarios a construir y mantener los sistemas QuickBooks que son limpios, impuestos y útiles para decisiones reales, no sólo un año de presentación.

Saber cuándo la configuración necesita soporte profesional

Un negocio de servicios sencillo con una cuenta bancaria puede ser capaz de completar gran parte de esta configuración internamente. El riesgo aumenta cuando se agrega nómina de sueldos, inventario, múltiples ubicaciones, préstamos, clases, proyectos, plataformas de comercio electrónico, impuestos de ventas en varios estados, o años de actividad no conciliada.

La configuración profesional es a menudo menos acerca de hacer clic en el botón derecho y más sobre el diseño del flujo de trabajo alrededor del negocio. La estructura adecuada puede prevenir los ingresos duplicados, los gastos perdidos, las transacciones incorrectas de propietarios, los depósitos de procesadores de pago no conciliados, e informa que nadie puede utilizar con confianza.

Su archivo QuickBooks debe facilitar la próxima decisión. Cuando el sistema se construye alrededor de hábitos precisos, usted pasa menos tiempo preguntándose dónde fue el dinero y más tiempo utilizando los números para mover el negocio hacia adelante.