Un vendedor llama porque una factura está retrasada, pero usted está seguro de que ya lo pagó. Ahora alguien tiene que dejar de servir a los clientes, buscar hilos de correo electrónico, comprobar un alimento bancario, y averiguar si el pago se perdió o se duplicó. Un claro guía para el flujo de trabajo por pagar cuentas evita que ese tipo de perturbación al dar a cada factura un camino de recibo a pago y registro.

Para un pequeño negocio, las cuentas por pagar no es sólo una tarea administrativa. Afecta las relaciones con los proveedores, flujo de efectivo, reportaje de gastos, preparación de impuestos y su capacidad para confiar en los números de QuickBooks. El objetivo no es añadir capas de aprobación por su propio bien. Se trata de crear un sistema simple y fiable que garantice que las facturas legítimas se pagan a tiempo, se registran con precisión y son revisadas por la persona adecuada.

Qué debe completar un flujo de trabajo pagable de cuentas

Cuentas pagaderas, a menudo llamadas AP, es el proceso de gestión de dinero que su negocio debe a proveedores, contratistas, proveedores, servicios públicos y otros proveedores de servicios. Un flujo de trabajo fuerte responde a algunas preguntas básicas cada vez que llega un proyecto de ley: ¿Es válido? ¿La cantidad es correcta? ¿Fue recibido el producto o servicio? ¿Cuándo es debido? ¿Quién debería aprobarlo? ¿Ya se ha pagado?

Cuando esas preguntas son respondidas sistemáticamente, los beneficios son inmediatos. Puedes ver las próximas obligaciones antes de que el efectivo se ponga ajustado, evitar los honorarios tardíos, reducir los pagos duplicados y mantener los gastos asignados a las cuentas correctas. Sus informes financieros se vuelven más útiles porque reflejan lo que el negocio realmente debe, no sólo lo que ha aclarado el banco.

La cantidad adecuada de estructura depende de su tamaño y complejidad. Un consultor en solitario puede necesitar una revisión del propietario y una sesión de pago semanal. Un contratista con directores de proyectos, proveedores de materiales y facturas recurrentes de subcontratistas puede necesitar codificación de nivel de trabajo y una segunda aprobación. El principio es el mismo: crear controles que se ajusten al negocio sin frenar el trabajo esencial.

Guía para las cuentas Flujo de trabajo por pagar: los pasos básicos

Un proceso AP confiable sigue una secuencia definida. Los pasos de salto pueden sentirse más rápido en el momento, pero a menudo crea una limpieza más cara más tarde.

1. Recibir cada factura en un solo lugar

Las facturas no deben vivir a través de mensajes de texto, buzones personales, cajones de escritorio y portales de proveedores. Establecer una dirección de correo electrónico de negocios dedicada o una bandeja de entrada para facturas, y establecer una regla que los empleados reenvian facturas allí inmediatamente. Si las facturas de papel siguen llegando, escríbalas lo antes posible.

Este primer paso importa porque una factura no puede ser aprobada o pagada si nadie sabe que existe. También crea una pista de auditoría limpia cuando un vendedor pregunta sobre un pago meses después. Guardar la factura original o imagen con suficiente detalle para identificar al proveedor, fecha, cantidad, fecha de vencimiento y número de factura.

2. Ingrese el proyecto de ley de manera rápida y precisa

Registre la factura en QuickBooks antes de pagarla siempre que sea posible. Introduzca el nombre del vendedor, número de factura, fecha de facturación, fecha de vencimiento, condiciones de pago, cantidad total y la cuenta de gasto o activo apropiada. Si la compra se refiere a un trabajo de cliente, ubicación, clase o departamento, aplicar ese detalle de seguimiento en esta etapa.

Entrada rápida le da un saldo a pagar cuentas precisas y un útil previsión de la corriente de efectivo. Esperar hasta que aparezca la transacción bancaria puede hacer que un gasto parezca que ocurrió en el período equivocado y te deja ciego a las facturas que están llegando.

La coherencia importa más que categorías complicadas de cuentas. Por ejemplo, los cargos recurrentes de software deben ser codificados de la misma manera cada mes, mientras que el equipo que proporciona valor durante varios años puede necesitar diferentes tratamientos que los suministros de rutina. Cuando una factura no está clara, pregunte antes de adivinar. Un socio de contabilidad puede establecer normas de codificación que toman esas decisiones más rápido y sigan informando de manera significativa.

3. Verificar el proyecto de ley antes de que sea aprobado

Antes de autorizar el pago, compare la factura con lo ordenado, recibido o acordado. Para un negocio de servicios, esto puede significar comprobar una propuesta firmada, contrato mensual o horas aprobadas. Para un minorista o contratista, puede significar comparar la factura con un pedido de compra y recibo de entrega.

Este cheque captura errores de precios, facturas duplicadas, compras no autorizadas y cargos por artículos que nunca llegaron. Usted no necesita un sistema formal de pedido de compra para cada pequeño gasto, pero las compras más altas o inusuales deben tener documentación clara. Una simple aprobación por correo electrónico puede ser suficiente cuando se guarda con la factura.

4. Recorrir el proyecto de ley a la derecha

La persona que entiende la compra debe confirmar que es legítima. El propietario no necesita aprobar cada factura de utilidad rutinaria, sino que debe conservar la autoridad de aprobación para grandes compras, nuevos proveedores, compromisos contractuales y gastos fuera del presupuesto.

Definir los límites de aprobación por escrito. Por ejemplo, un administrador de operaciones puede aprobar facturas recurrentes de proveedores hasta una cantidad determinada, mientras que cualquier cantidad anterior requiere la aprobación del propietario. Límites claros impiden que las facturas se sientan intactas porque todo el mundo asume que alguien más las está manejando.

Siempre que sea posible, la aprobación separada del pago. La persona que solicita una compra no debe ser la única persona capaz de aprobar y liberar el pago. Las pequeñas empresas no siempre pueden separar completamente sus funciones, pero incluso una breve revisión de los lotes de pago proporciona una protección significativa.

5. Pagos programados en relación con las fechas y necesidades de efectivo

Pagar cuentas en el momento en que llegan no es siempre la mejor decisión de flujo de efectivo. Revisar las facturas aprobadas en un horario regular, por lo general semanal, y priorizar para la fecha prevista, descuento de pago anticipado, importancia del proveedor y efectivo disponible.

Utilice el informe sobre el envejecimiento pagable de las cuentas en QuickBooks para ver lo que es actual, que viene debido y retrasado. Este informe le ayuda a evitar un problema común: un saldo bancario saludable que se ve disponible hasta que varias facturas grandes se deban a la vez.

Pagar o antes de la fecha prevista, en lugar de demasiado temprano por defecto. La excepción es cuando un vendedor ofrece un descuento que vale la pena tomar o cuando un pago temprano protege una relación que es crítica para sus operaciones. Para las empresas de temporada, el tiempo de pago también debe reflejar meses más lentos y ciclos de ventas esperados.

6. Pagar mediante métodos controlados y documentar el pago

Utilice cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito de negocios solamente. Evite pagar facturas de proveedores de cuentas personales, luego tratar de reconstruir la actividad más adelante. Crea libros confusos y puede dificultar la identificación de deducciones empresariales legítimas.

Pago electrónico de facturas, ACH y cheques pueden funcionar bien. La mejor opción depende de las preferencias de proveedores, los honorarios de procesamiento, el tiempo y los controles disponibles a través de su banco o sistema de contabilidad. Cualquier método que use, confirme que el pago se aplica a la factura correcta del vendedor en QuickBooks. Esto evita que las facturas pagadas permanezcan abiertas y distorsionen su saldo pagadero.

Para los lotes de pago, revise el nombre del vendedor, número de factura, cantidad, fecha de pago y cuenta bancaria antes de liberar fondos. Un examen de dos minutos puede prevenir un pago enviado al proveedor equivocado o un pago duplicado causado por una factura que se ingresa dos veces.

7. Reconciliar y revisar cada mes

Las cuentas por pagar no terminan cuando el dinero sale del banco. Durante el mensualmente cerrado, reconciliar cuentas bancarias y tarjetas de crédito, revisar las facturas pendientes, investigar créditos antiguos de proveedores, y confirmar que las facturas pagadas son compatibles correctamente. Los proyectos de ley que han estado abiertos durante meses pueden indicar una entrada duplicada, un pago perdido o una disputa de proveedores que necesite atención.

Revisar AP junto a su declaración de Profit and Loss y Balance Sheet convierte la contabilidad en una herramienta de gestión. Usted puede identificar los costos de aumento de proveedores, las suscripciones recurrentes que ya no sirven al negocio, y los saldos de proveedores que pueden presionar el flujo de efectivo futuro.

Problemas comunes de AP Que crean limpieza expensiva

La mayoría de los problemas de AP comienzan con hábitos informales en lugar de errores importantes de contabilidad. La factura fue guardada "en algún lugar". Se hizo un pago de una tarjeta personal. Un vendedor fue introducido bajo dos nombres ligeramente diferentes. El propietario aprobó un proyecto de ley verbalmente pero no se retuvo documentación.

Los registros duplicados de proveedores son especialmente comunes en QuickBooks y pueden dificultar la confianza de los informes. Cree proveedores usando un formato de nombre consistente, luego busque los registros existentes antes de añadir uno nuevo. Exigir números de facturas cuando los proveedores los proporcionan, ya que esta es una de las maneras más fáciles de identificar duplicados.

Otra cuestión frecuente es los gastos de codificación sólo cuando se examinan las transacciones bancarias. Esto puede funcionar para un negocio basado en efectivo muy simple, pero limita la visibilidad en obligaciones no pagadas. Grabar las facturas a medida que llegan te da una imagen más completa de lo que el negocio se ha comprometido a pagar.

Hacer el proceso más fácil de mantener

Un flujo de trabajo sólo funciona si su equipo puede seguirlo durante semanas ocupadas. Documenta el proceso en lenguaje claro: dónde se envían las facturas, quién las ingresa, quién las aprueba, cuándo se ejecutan los pagos y quién revisa los informes. Mantenga las instrucciones lo suficientemente cortas que se utilizan.

La automatización puede reducir la entrada manual y los recordatorios, pero debe apoyar un proceso claro en lugar de sustituir el juicio. Las herramientas QuickBooks y las aplicaciones de pago conectados pueden ayudar a capturar facturas, rastrear las fechas debidas y mantener registros de pago. Todavía necesitan supervisión para garantizar que los proveedores, cuentas y aprobaciones sean correctas.

Para los propietarios de negocios que ya están administrando clientes, empleados y operaciones, entregar el proceso a un equipo de contabilidad calificado puede eliminar una fuente importante de estrés financiero. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a las pequeñas empresas a construir sistemas organizados de QuickBooks, mantener las facturas actuales y mantener registros que están listos para decisiones y tiempo fiscal durante todo el año.

El mejor flujo de trabajo AP es uno en el que puedes confiar sin pensarlo todos los días. Cuando se organizan las cuentas, las aprobaciones son claras y los informes son actuales, pasas menos tiempo persiguiendo papeleo y más tiempo dirigiendo el negocio con confianza.