Una deducción de negocios no es una recompensa por gastar dinero. Es un costo legítimo de operar su negocio que puede reducir los ingresos fiscales cuando se categoriza, documenta y reporta adecuadamente. Para los propietarios ya malabaristas clientes, nómina de sueldos, proveedores y flujo de efectivo, comprensión qué gastos son deducibles puede significar menos sorpresas cuando llega la temporada tributaria – y menos oportunidades perdidas durante todo el año.

La regla básica suena simple: un gasto generalmente debe ser ordinario y necesario para su negocio. En la práctica, los detalles importan. Un conjunto limpio de libros le ayuda a separar los costos de negocio reales del gasto personal, retener los registros detrás de cada transacción, y dar a su profesional de impuestos información precisa cuando es hora de presentar.

¿Qué gastos son deducibles?

Un gasto ordinario es común y aceptado en su industria. Un gasto necesario es útil y adecuado para ejecutar su negocio. No tiene que ser absolutamente esencial, pero debe tener un propósito de negocio claro.

Por ejemplo, un contratista puede deducir materiales, herramientas, seguros de negocios, kilometraje de vehículos y la estimación de software. Una tienda minorista puede deducir el inventario, los honorarios del punto de venta, los cargos de procesamiento mercante, el alquiler de la tienda y la publicidad. Un consultor puede deducir el software profesional, viajes relacionados con el cliente, contabilidad y una parte de los costos de oficina en el hogar calificados.

El gasto también debe pertenecer al negocio. Pagar por un viaje familiar personal, comestibles domésticos regulares, o ropa que se puede llevar fuera del trabajo no se vuelve deducible simplemente porque tienes un negocio. Cuando un gasto es en parte negocio y en parte personal, sólo la porción de negocio documentada puede ser deducible.

Gastos de negocios deducibles comunes

La mayoría de las pequeñas empresas tienen categorías recurrentes de gastos que pueden calificar para una deducción. La categoría adecuada importa porque le da una visión más clara de cómo el negocio está realizando al tiempo que hace que el informe final del año sea mucho más fácil.

Gastos de funcionamiento y administrativos

Muchos costos diarios de mantener el negocio funcionando son deducibles. Esto puede incluir alquiler de oficinas, servicios públicos para una ubicación de negocios, teléfono y servicio de Internet, suscripciones de software, tarifas bancarias, honorarios de procesamiento de tarjetas de crédito, correos, suministros de oficina y membresías profesionales.

Si utiliza un teléfono celular o conexión a Internet para uso tanto empresarial como personal, no deduzca la factura completa automáticamente. Rastrear o estimar razonablemente el porcentaje de uso de negocios y aplicar ese porcentaje de forma consistente. Su contabilidad debe reflejar la cuota de negocio deducible en lugar de tratar costos personales como gastos de la empresa.

Servicios profesionales y mano de obra

Los honorarios pagados por contabilidad, preparación fiscal, asesoramiento legal, consultoría empresarial, marketing, diseño web y servicios de nómina son generalmente deducibles cuando se relacionan con su negocio. Los pagos a contratistas independientes también pueden ser deducibles, siempre que estén debidamente registrados y apoyados.

Este es un área donde los buenos registros te protegen. Si su negocio paga proveedores o contratistas calificados, puede tener 1099 responsabilidades de presentación de informes. Mantener los detalles de los proveedores, historial de pagos y formularios de impuestos organizados durante el año evita un cambio estresante en enero.

Publicidad y comercialización

Promover su negocio es generalmente un costo operativo deducible. Ejemplos incluyen alojamiento web, anuncios en línea, materiales impresos, señalización, patrocinios con un propósito promocional genuino, fotografía, trabajo de marca y plataformas de marketing por correo electrónico.

La distinción clave es la intención empresarial. Un patrocinio que promueve claramente su empresa puede ser deducible. Un pago que es principalmente personal, caritativo o no relacionado con la generación de visibilidad de negocio puede necesitar ser manejado de manera diferente. Guardar facturas y observar el propósito de los gastos de marketing más grandes o inusuales.

Seguros, impuestos y licencias

Las primas del seguro de negocios son a menudo deducibles, incluyendo responsabilidad general, responsabilidad profesional, propiedad comercial, compensación de trabajadores y cobertura de vehículos comerciales. Las licencias, permisos y ciertos impuestos comerciales estatales o locales también pueden calificar.

Los impuestos de nómina pagados por el empleador son generalmente un gasto comercial. El impuesto de ventas es diferente: el impuesto de ventas que cobra de los clientes es normalmente una responsabilidad, no un ingreso o un gasto. Debe ser rastreado por separado y remitido a tiempo. Tratar el impuesto sobre las ventas recaudadas como ingresos puede hacer que sus ingresos se vean más fuertes de lo que realmente es y crear una escasez de efectivo cuando llegue el plazo de presentación.

Viajes de negocios, vehículos y comidas

Los gastos de viaje pueden ser deducibles cuando el viaje es principalmente para negocios y los costos son ordinarios, necesarios y debidamente documentados. Esto puede incluir transporte aéreo, alojamiento, transporte terrestre y algunos otros gastos mientras viaja lejos de su casa fiscal para el negocio.

Las deducciones de vehículos requieren atención especial. Generalmente puede utilizar el método de kilometraje estándar o deducir los gastos reales del vehículo, dependiendo de sus circunstancias y del método utilizado. Mantenga un registro de kilometraje contemporáneo que registra la fecha, destino, propósito de negocio, y millas conducidas. Remutar de casa a un lugar de trabajo regular es generalmente conmutación personal, no kilometraje de negocios.

Las comidas comerciales pueden ser parcialmente deducibles cuando tienen un propósito de negocio claro y no son lavis o extravagante. La documentación debe mostrar quién asistió, la relación comercial, la fecha, ubicación, cantidad y propósito. Los gastos de entretenimiento generalmente no son deducibles, incluso si se discuten los negocios, así que no agrupar los gastos de entretenimiento con las comidas sin revisarlos cuidadosamente.

Gastos que necesitan más atención

Algunas deducciones son legítimas pero requieren más que un recibo y una categoría en QuickBooks. Estas son a menudo las áreas que crean las más preguntas en el tiempo fiscal.

Gastos de oficina en el hogar

Por lo general, una oficina de derecho debe ser utilizada regularmente y exclusivamente para negocios. Una sala de oficina dedicada puede calificar; una mesa de cocina utilizada tanto para comidas familiares como para trabajos de administración ocasional por lo general no. La oficina también debe ser su lugar principal de negocios o cumplir otro requisito de calificación.

Los propietarios eligibles pueden utilizar un método simplificado o calcular los gastos reales basados en el porcentaje de uso de negocios del hogar. Debido a que las reglas dependen de cómo se utiliza el espacio y cómo funciona el negocio, discuta el mejor enfoque con un profesional de impuestos cualificado.

Equipo, mobiliario y compras importantes

Laptops, maquinaria, muebles, vehículos y otros activos a largo plazo no siempre se deducen en su totalidad en el año que los compra. Dependiendo del artículo, su entidad y las normas fiscales actuales, el costo puede ser depreciado con el tiempo o puede calificar para una deducción acelerada.

Desde el punto de vista de la contabilidad, no simplemente categorice cada compra grande como suministros. Grabar activos fijos correctamente da a su preparador de impuestos la información necesaria para determinar el tratamiento adecuado. También impide que su declaración de ganancias y pérdidas sea distorsionada por grandes compras.

Inventario y costo de las mercancías vendidas

Para los minoristas, restaurantes, fabricantes y empresas basadas en productos, el inventario merece su propio proceso. Las compras de inventario no siempre se deducen inmediatamente como un gasto estándar. Los costos generalmente se reconocen a través del costo de las mercancías vendidas cuando se vende el inventario, sujeto al método de contabilidad y reglas fiscales que se aplican a su negocio.

Por eso importan registros de inventario exactos, facturas de proveedores y costos de producto. Si el inventario se mezcla en gastos generales, es posible que no tenga un cuadro fiable de márgenes, necesidades de efectivo o ingresos imponibles.

Gastos que generalmente no son deducibles

Una cuenta de banco de negocios no hace que cada cargo sea deducible. Los propietarios deben tener especial cuidado con los gastos personales, los impuestos federales sobre ingresos, multas y sanciones, las contribuciones políticas, la mayoría del entretenimiento y la parte personal de las compras de uso mixto.

Los sorteos del propietario son otra fuente frecuente de confusión. Tomar dinero del negocio para uso personal no es un gasto de negocios. El tratamiento adecuado depende de la entidad comercial, pero no debe utilizarse para reducir el beneficio operativo como si fuera alquiler, nómina o un pago de proveedores.

Cuando en duda, no forzar una transacción en una categoría de gastos sólo para hacer balance de los libros. Marcarlo para su revisión. Una pregunta corta ahora es mucho más fácil de resolver que una corrección después de que se haya preparado un retorno.

Los registros que apoyan sus deducciones

Una deducción es tan fuerte como los registros detrás de ella. Mantenga recibos, facturas, contratos, registros de kilometraje, cuentas bancarias y tarjetas de crédito, y prueba de pago. Las copias digitales son generalmente aceptables cuando son claras, accesibles y retenidas con un sistema organizado.

Sus libros deben mostrar más que una etiqueta genérica como "miscelánea". Cada transacción debe asignarse a una categoría significativa, reconciliarse con la actividad bancaria y la tarjeta de crédito, y revisarse periódicamente. Las transacciones más grandes o inusuales deben incluir un memorando que explique el propósito del negocio.

Contabilidad mensual crea una ventaja práctica aquí. En lugar de tratar de recordar un cargo de hace nueve meses, revisa las transacciones mientras que los detalles siguen frescos. Puede separar el gasto del propietario, capturar recibos perdidos, monitorear costos deducibles y tomar decisiones basadas en la información financiera actual.

Libros limpios hacen deducciones fiscales más fáciles de reclamar

El objetivo no es gastar más simplemente para reclamar una deducción. Una deducción reduce los ingresos fiscales, pero no hace una compra innecesaria libre. El objetivo es capturar cada coste de negocio legítimo, evitar gastos personales en los libros, y mantener registros que apoyen la devolución que su profesional de impuestos prepara.

Para los propietarios de negocios con archivos desorganizados de QuickBooks, transacciones sin categorizar o conciliaciones atrasadas, deducciones fiscales pueden sentirse como un juego de adivinanzas. Charles Giglia Bookkeeping ayuda a llevar el orden al proceso con categorización precisa, cuentas reconciliadas y reportajes de impuestos que le da a usted y su preparador de impuestos un punto de partida confiable.

Un conjunto bien guardado de libros no sustituirá el consejo fiscal, y las reglas fiscales pueden cambiar. Pero le dará algo más útil que una pila de recibos al final del año: registros financieros claros que muestran dónde fue su dinero, qué su negocio ganó, y qué gastos legítimos merecen una mirada más cercana antes de presentar.